Aanzeggingsbrief voorbeeld: Modelbrief, uitleg en stappenplan 2026

Wat is een aanzeggingsbrief?

Een aanzeggingsbrief is de schriftelijke kennisgeving waarmee een werkgever uiterlijk één maand vóór het einde van een tijdelijk contract laat weten of de arbeidsovereenkomst doorloopt of eindigt. De achtergrond is helder: voorkomen dat iemand van de ene op de andere dag zonder werk zit. Anders dan een ontslagbrief, waarmee een lopend contract eenzijdig wordt beëindigd, markeert de aanzeggingsbrief alleen het naderende einde van rechtswege.

Stelt u zich een projectmedewerker voor met een contract tot 31 juli. Zonder schriftelijke aanzegging vóór 1 juli riskeert u een stille verlenging, met alle financiële en juridische nasleep. Daarom is tijdig aanzeggen meer dan een formaliteit; het is de wettelijke vertaling van goed werkgeverschap uit artikel 7:668 van het Burgerlijk Wetboek. De plicht geldt voor elk tijdelijk contract dat op of na 1 januari 2015 is gesloten.

Wanneer moet u een aanzeggingsbrief versturen?

Zodra een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege afloopt. Dat betekent: het contract stopt automatisch, er is geen opzegging voor nodig. De werkgever moet de werknemer schriftelijk informeren, en wel uiterlijk één maand voor de overeengekomen einddatum. Een veelgemaakte fout is rekenen met de laatste werkdag in plaats van de kalenderdatum. Eindigt het contract op 15 augustus, dan moet de brief uiterlijk 14 juli in het bezit van de werknemer zijn; de wet kijkt naar de dag vóór de overeenkomstige kalenderdag.

Ook bij hele korte contracten blijft de termijn overeind. Duurt de overeenkomst slechts twee maanden, dan moet de werkgever al na één maand aanzeggen. Alleen als het contract korter dan een maand duurt, is een onmiddellijke kennisgeving voldoende. Laat de werkgever de aanzegtermijn verlopen, dan volgen er twee sancties: een geldelijke aanzegvergoeding en – als de werknemer gewoon doorwerkt – een fictieve verlenging van de overeenkomst onder dezelfde voorwaarden, voor hooguit één jaar. Ook een mondelinge toezegging is onvoldoende; de wet eist schriftelijke duidelijkheid.

Wat moet er in de aanzeggingsbrief staan?

De wet schrijft geen vast formulier voor, maar een reeks vaste elementen is nodig om de brief rechtsgeldig te laten zijn. In elke aanzeggingsbrief horen ten minste de volgende onderdelen. Een handig overzicht vindt u in onderstaande tabel.

Essentieel element	Voorbeeldzin	Waarom het niet mag ontbreken
Personalia	Geachte heer Jansen, geboren 1-1-1980, wonende te…	Onderscheid met andere medewerkers en persoonsverwarring voorkomen.
Contractgegevens	Uw arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 1 maart 2025 tot en met 28 februari 2026.	Maakt duidelijk op welk tijdelijk dienstverband de aanzegging slaat.
Verlengingsbeslissing	De overeenkomst wordt niet verlengd / wordt verlengd tot en met 31-12-2026.	De kern van de kennisgeving; zonder ondubbelzinnige mededeling schiet de brief tekort.
Voorwaarden bij verlenging (indien van toepassing)	Uw salaris wordt per 1-3-2026 € 3.000 bruto per maand, uw functie blijft gelijk.	Voorkomt discussie over wat er precies is afgesproken en voorkomt dat er van rechtswege een vast contract ontstaat.
Datum en ondertekening	Amsterdam, 15 juni 2026, handtekening werkgever	Bewijst dat de werkgever de brief daadwerkelijk heeft verzonden en onderschrijft de authenticiteit.
Ontvangstbevestiging (optioneel, krachtig aanbevolen)	Voor ontvangst getekend: _________________________	Verplaatst de bewijslast van de werkgever naar de werknemer omdat die voor ontvangst heeft getekend.

Vermijd vage zinnen als “we gaan ervan uit dat u blijft” of “waarschijnlijk komt er een nieuw contract”. Dat volstaat niet en kan alsnog een aanzegvergoeding opleveren. Vermeldt u dat u verlengt, noteer dan de concrete nieuwe einddatum en de overige arbeidsvoorwaarden. Wie alleen “verlengd” schrijft zonder termijn, kan te maken krijgen met de uitleg dat er een overeenkomst voor onbepaalde tijd is ontstaan.

De reden van niet-verlenging mag u toelichten, maar doe dat feitelijk en bondig. Oordelen over functioneren kunnen in een latere procedure tegen u werken. Houd de aanzeggingsbrief zuiver: een zakelijk bericht over het contract, geen beoordeling.

Zo gebruikt u de voorbeeldbrief

De onderstaande opbouw fungeert als vaste kapstok. Niet als dwingend stramien, maar om te laten zien wat minimaal moet en waar het in de praktijk spaak loopt.

Aanhef en contractgegevens

Begin formeel: “Geachte heer [achternaam],” of “Geachte mevrouw [achternaam],”. Noem direct daarna het contract waarop de aanzegging betrekking heeft, bijvoorbeeld: “Hierbij informeer ik u over uw arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 1 juni 2025 tot en met 31 mei 2026.” Dat voorkomt verwarring, zeker als een werknemer eerder meerdere tijdelijke contracten heeft gehad.

De kernmededeling – helder en onvoorwaardelijk

Hier staat of valt de hele aanzeggingsbrief. Schrijf expliciet: “De arbeidsovereenkomst wordt niet verlengd” of “De arbeidsovereenkomst wordt verlengd tot en met [datum] onder de volgende voorwaarden.” Een voorwaardelijke zin als “We kunnen u mogelijk een nieuw contract aanbieden” is een beruchte valkuil en activeert de aanzegvergoeding.

Nieuwe voorwaarden of toelichting

Bij niet-verlenging volstaat een korte, feitelijke reden, zoals “vanwege bedrijfseconomische herstructurering”. Raakt de reden het persoonlijk functioneren, wees dan uiterst terughoudend. Verlengt u wel, omschrijf dan de exacte duur, functie, salaris en overige (gewijzigde) arbeidsvoorwaarden. Soms is het praktisch om naar een apart voorstel als bijlage te verwijzen; vermeld dat dan duidelijk in de brief.

Slot, ondertekening en ontvangstbewijs

Sluit af met een zin als: “Ik verzoek u deze brief voor ontvangst te ondertekenen en een kopie aan mij te retourneren.” Die ontvangststrook (zie de tabel hierboven) levert bij een handtekening dwingend bewijs van ontvangst. Ook als de werknemer niet tekent, moet de werkgever zelf alle beschikbare bewijsstukken bewaren. Vergeet niet te dagtekenen en te ondertekenen: plaats, datum, handtekening en naam van de werkgever of gemachtigde.

Belangrijk om te weten: aanzegplicht en bewijslast

De aanzegplicht steunt op artikel 7:668 BW, sinds 2015 van kracht. Lid 1 verplicht de werkgever uiterlijk één maand vóór het einde van het contract duidelijkheid te verschaffen. De wet spreekt van “schriftelijk” informeren; in de rechtspraak wordt een e‑mail daar doorgaans onder geschaard, mits de werkgever kan aantonen dat het bericht de werknemer heeft bereikt.

De aanzegvergoeding is een wettelijke sanctie. Zodra de aanzegtermijn (deels) wordt gemist, moet de werkgever een bedrag betalen ter hoogte van het brutoloon over de periode dat hij in gebreke is gebleven, met een maximum van één vol maandsalaris. Een concreet voorbeeld: een werkgever zegt pas twee weken voor de einddatum aan, terwijl dat een maand van tevoren moest. De wettelijke vergoeding bedraagt dan een half bruto maandsalaris. De aanzegvergoeding staat los van de transitievergoeding en andere aanspraken.

Bezorgmethoden en bewijskracht

De keuze van bezorging bepaalt hoe gemakkelijk u kunt aantonen dat de aanzeggingsbrief tijdig is ontvangen. Onderstaande tabel zet de vier meest gebruikte methoden naast elkaar.

Bezorgmethode	Bewijskracht	Wat u minimaal moet regelen	Veiligste combinatie
E‑mail	Matig – een verzendbewijs is geen ontvangstbewijs. Leesbevestigingen zijn indicatief.	Vraag expliciet een antwoord ter bevestiging.	Combineer met aangetekende post.
Aangetekende post	Sterk – het verzendbewijs plus het vermoeden van ontvangst na aanbieding geeft een comfortabele positie.	Bewaar de track‑en‑trace en het verzendbewijs.	Vraag alsnog een getekende ontvangststrook per mail.
Persoonlijke overhandiging met tekening	Zeer sterk – een getekend exemplaar levert direct bewijs van ontvangst op.	Laat ter plekke een kopie tekenen en scan het getekende exemplaar.	Digitale archivering van het ondertekende stuk volstaat.
Deurwaardersexploot	Dwingend – het exploot levert volledig bewijs van inhoud en ontvangst.	Schakel een deurwaarder in; de kosten zijn voor de werkgever.	Alleen nodig bij verwacht conflict of weigerachtige werknemer.

De bewijslast dat de brief tijdig is verzonden en door de werknemer is ontvangen, rust altijd op de werkgever. Een sluitend ontvangstbewijs is dus geen luxe, maar noodzaak.

Wat te doen na het versturen?

Wanneer de aanzegging te laat of helemaal niet komt

Als werkgever merkt dat u de termijn gemist hebt, stuur dan onmiddellijk alsnog een aanzeggingsbrief en wees bereid de aanzegvergoeding te betalen. De vergoeding loopt evenredig op met de duur van de vertraging: een overschrijding van twee weken kost u een half maandsalaris, een hele maand overschrijding levert het volledige maandsalaris als boete op. Bied de vergoeding direct aan; dat voorkomt vaak een gang naar de kantonrechter.

Voor de werknemer die niets hoort en wiens contract eindigt, begint de escalatieladder met een schriftelijk verzoek om de vergoeding. Komt er geen gehoor, dan volgt een ingebrekestelling met een korte betaaltermijn. Blijft betaling uit, dan kan de vergoeding bij de kantonrechter worden gevorderd. Bewaar alle correspondentie en noteer precies op welke dag de aanzegtermijn is verstreken.

Fictieve verlenging in de praktijk

Een bijzondere situatie ontstaat wanneer de werkgever helemaal niet heeft aangezegd en de werknemer feitelijk doorwerkt na de einddatum. Dan bepaalt de wet dat de arbeidsovereenkomst geacht wordt te zijn verlengd voor dezelfde duur, met een maximum van één jaar, en onder de oude voorwaarden. De werknemer doet er verstandig aan om door te werken en de werkgever schriftelijk op de ontstane situatie te wijzen, zodat partijen alsnog heldere afspraken kunnen vastleggen. Probeert de werkgever vervolgens alsnog eenzijdig te beëindigen, dan gelden de gewone ontslagregels met een ontslagvergunning of ontbinding.

Andere voorbeeldbrieven in het arbeidsrecht

Naast de aanzeggingsbrief spelen in het arbeidsrecht nog een paar andere documenten een belangrijke rol. De tabel hieronder zet ze naast elkaar, zodat u het juiste instrument op het juiste moment gebruikt.

Document	Doel	Wanneer inzetten?	Kenmerkend verschil met de aanzeggingsbrief
Ontslagbrief	Eenzijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst met inachtneming van de opzegtermijn.	Na verkregen ontslagvergunning van het UWV of ontbinding door de rechter.	Ontslag is actief beëindigen; de aanzeggingsbrief meldt slechts het einde van rechtswege.
Vaststellingsovereenkomst	Beëindiging met wederzijds goedvinden, meestal met afspraken over een vergoeding en een neutrale eindformulering.	Bij vrijwillig vertrek in onderling overleg, ter vermijding van een ontslagprocedure.	Ook bij een vaststellingsovereenkomst kan een aanzeggingsbrief nodig zijn als het een tijdelijk contract betreft.
Ingebrekestelling	Formele schriftelijke mededeling dat de wederpartij tekortschiet, met een redelijke termijn voor herstel.	Wanneer de aanzegvergoeding of andere verplichtingen uitblijven.	Geen vervanging; het is een logische vervolgstap als de aanzegvergoeding niet vrijwillig wordt betaald.
Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd	Het oorspronkelijke contract dat de duur van het dienstverband en de arbeidsvoorwaarden vastlegt.	Bij indiensttreding van een tijdelijke kracht.	Dit document vormt de basis waarop de aanzegplicht rust; zonder tijdelijk contract geen aanzegverplichting.

FAQ

Wat is een aanzeggingsbrief precies?

Een aanzeggingsbrief is de wettelijk verplichte schriftelijke mededeling van de werkgever over het al dan niet verlengen van een tijdelijk contract, uiterlijk één maand voor het einde van dat contract. Het is de concrete uitvoering van de aanzegplicht uit artikel 7:668 BW. In het dagelijks verkeer wordt de term zowel voor de brief zelf als voor het moment van informeren gebruikt.

Wat is het verschil tussen aanzegging en ontslag?

Bij een aanzegging eindigt de arbeidsovereenkomst van rechtswege en deelt de werkgever alleen mee of er wordt verlengd of niet. Ontslag daarentegen is het eenzijdig verbreken van een (al dan niet tijdelijk) contract vóór de afgesproken datum. Voor ontslag is vaak een ontslagvergunning van het UWV of een ontbinding door de kantonrechter nodig; voor een aanzeggingsbrief is dat niet het geval.

Kan de aanzeggingsbrief per e‑mail worden verstuurd?

Ja, de wet staat geen vaste vorm voor, dus e‑mail mag. Het probleem zit in het bewijs: de werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer het bericht echt heeft ontvangen. De veiligste route is om e‑mail te combineren met aangetekende post of een persoonlijk ondertekende ontvangstbevestiging.

Wat als de werkgever de aanzegtermijn mist?

Dan is de werkgever een aanzegvergoeding verschuldigd. Die vergoeding bedraagt het brutoloon over de periode dat hij in gebreke is geweest, met een maximum van één maandsalaris. Daarnaast riskeert hij een fictieve verlenging van het contract als de werknemer na de einddatum blijft doorwerken.

Voor welke contracten geldt de aanzegplicht niet?

De plicht geldt niet voor contracten voor onbepaalde tijd, niet voor tijdelijke contracten die vóór 1 januari 2015 zijn aangegaan (en waarin een ander aanzegbeding is opgenomen) en niet voor oproepovereenkomsten met een volledig uitgestelde prestatieplicht, de zogeheten nul-urencontracten. Zodra die laatste een vaste urenomvang krijgen, kan de aanzegplicht alsnog intreden.

Wat houdt de aanzegvergoeding precies in?

Het is een door de werkgever te betalen bedrag, gelijk aan het brutoloon over de termijn dat de aanzegging te laat is gedaan, tot maximaal één vol maandsalaris. De vergoeding is een wettelijke sanctie en staat los van eventuele transitievergoeding of andere aanspraken die de werknemer bij het einde van het dienstverband kan hebben.

Wat gebeurt er als de werkgever helemaal niet aanzegt en de werknemer werkt door?

Dan treedt fictieve verlenging in. De arbeidsovereenkomst wordt geacht te zijn voortgezet voor dezelfde duur als het oorspronkelijke contract, met een maximum van één jaar, en onder dezelfde arbeidsvoorwaarden. Deze wettelijke fictie beschermt de werknemer tegen plotseling baanverlies, maar creëert voor de werkgever een nieuw tijdelijk dienstverband dat hij niet had bedoeld.