Formulier volmacht geven: voorbeeld en uitleg 2026

Wilt u iemand anders namens u laten handelen en zoekt u een formulier volmacht geven? In deze gids leest u hoe een volmacht werkt, welke soorten er zijn en hoe u een foutloos formulier invult. Zo voorkomt u dat de bank, de gemeente of een andere partij uw gemachtigde weigert.

Wat is een volmacht?

Een volmacht is een schriftelijke wilsverklaring. U (de volmachtgever) geeft een ander (de gevolmachtigde) de bevoegdheid om in uw naam rechtshandelingen te verrichten. Dit kan gaan om het tekenen van een contract, het doen van een bankbetaling of het ophalen van een paspoort. De juridische basis vindt u in het Burgerlijk Wetboek, Boek 3, titel 3.

In het dagelijks taalgebruik heet zo’n document ook wel een machtigingsformulier of simpelweg ‘formulier volmacht geven’. Handelt de gevolmachtigde binnen de grenzen van de volmacht, dan komen de gevolgen rechtstreeks bij u terecht.

Stel, u bent een maand op reis en uw huur moet worden overgemaakt. Met een juist ingevuld volmachtformulier kan uw zus dat voor u doen. Veel mensen denken dat een mondelinge afspraak genoeg is, maar vrijwel elke instantie eist een schriftelijk formulier volmacht geven. Zonder dat papier staat uw gemachtigde voor een gesloten deur.

Wat moet een volmacht bevatten?

Een geldig formulier volmacht geven hoeft geen standaardformat te hebben, maar moet wel een aantal kerngegevens bevatten. De wet stelt geen vormvereisten, maar artikel 3:61 lid 2 BW bepaalt dat de gevolmachtigde zijn bevoegdheid voldoende moet kunnen aantonen.

Vergeet deze onderdelen niet:

• Volledige namen, adressen en geboortedata van volmachtgever en gevolmachtigde (controleer aan de hand van de identiteitsbewijzen).
• Een duidelijke omschrijving van de bevoegdheden, bijvoorbeeld ‘eenmalig een paspoort ophalen’ of ‘op rekening NL00INGB0000000000 overboekingen doen tot €500 per keer’.
• De datum van ondertekening en eventueel een einddatum.
• Handtekeningen van beide partijen.
• Een kopie van het paspoort van de volmachtgever (bij gemeentelijke zaken verplicht).

Een tikfout in de naam of een ontbrekende paspoortkopie is de meest voorkomende reden waarom een formulier wordt geweigerd. Vul daarom met zorg in en laat de gemachtigde alles controleren.

Twijfelt u of een bank uw algemene volmacht accepteert? Beperk de bevoegdheden dan tot één concrete rekening met een maximumbedrag. Banken weigeren vaak te ruim omschreven volmachten.

Welke verschillende soorten volmacht zijn er?

De wet kent meerdere volmachttypen, elk met een eigen bereik. Hieronder vindt u de belangrijkste op een rij.

• Algemene volmacht – voor dagelijkse handelingen zonder datumgrens.
• Bijzondere volmacht – beperkt tot één of enkele omschreven rechtshandelingen.
• Doorlopende volmacht – blijft gelden tot intrekking of overlijden, mits notarieel bij wilsonbekwaamheid.
• Formulier L8 – het officiële document om te stemmen via een gemachtigde.
• Gemeentelijke volmacht – specifiek voor het ophalen van reisdocumenten of uittreksels.
• Bedrijfsvolmacht – voor het vertegenwoordigen van een onderneming.
• Onherroepelijke volmacht – kan niet zomaar worden ingetrokken; vereist meestal een notariële akte.

Een zelfgeschreven doorlopende volmacht voor de bank is vaak onvoldoende. Vraag uw bank naar hun eigen formulier of laat een notariële akte opstellen.

Welk formulier volmacht geven past bij uw situatie?

Niet elk formulier volmacht geven is geschikt voor elke klus. Gebruik onderstaand overzicht om te bepalen welk model u nodig hebt en wat uw gemachtigde absoluut moet meenemen.

Dagelijkse zaken regelen (algemene volmacht)

U bent op reis, ziek of tijdelijk niet bereikbaar. Uw partner, een familielid of een goede vriend mag dan bankzaken doen, post aannemen en kleine betalingen verrichten. Download een model algemene volmacht en vul het volledig in.

Wat neemt uw gemachtigde mee:

• Het ingevulde en ondertekende volmachtformulier (bij voorkeur origineel).
• Een kopie van uw paspoort (indien de ontvangende partij daarom vraagt).
• Zijn of haar eigen identiteitsbewijs.

Beperk de looptijd tot de duur van uw afwezigheid. Een openstaande algemene volmacht kan maanden later nog steeds worden gebruikt als u vergeet deze in te trekken.

Stemmen bij verkiezingen via een gemachtigde

Kunt u op verkiezingsdag niet naar het stembureau? Dan machtigt u een andere kiezer in uw gemeente met het L8-formulier. In 2023 brachten meer dan 600.000 kiezers hun stem via een gemachtigde uit (Kiesraad).

Wat neemt de gemachtigde mee:

• Uw stempas met daarop het getekende L8-formulier vastgeplakt (anders is de stem ongeldig).
• Zijn of haar geldig identiteitsbewijs.

Het L8-formulier mag niet los in de envelop zitten of alleen zijn bijgevoegd. Het moet vastgeplakt zitten op de stempas.

Een gemeentelijke klus laten doen

Wilt u een paspoort, rijbewijs of BRP-uittreksel laten ophalen? Gebruik het gemeentelijke volmachtformulier. Jaarlijks halen enkele honderdduizenden Nederlanders op deze manier hun reisdocument op.

Wat neemt de gemachtigde mee:

• Het ingevulde en ondertekende gemeentelijke volmachtformulier.
• Een kopie van uw paspoort.
• Zijn of haar eigen identiteitsbewijs.

Zonder kopie paspoort wordt de volmacht vrijwel altijd geweigerd. Ook moet het formulier recent ondertekend zijn; een datum van maanden geleden leidt tot vragen.

Vertegenwoordiging van uw bedrijf

Wilt u een medewerker of externe adviseur namens uw onderneming laten tekenen? Gebruik de volmacht bedrijf. Vermeld het KvK-nummer en de statutaire naam exact zoals ingeschreven.

Wat neemt de gemachtigde mee:

• De getekende bedrijfsvolmacht met duidelijke bevoegdheidsomschrijving.
• Zijn of haar identiteitsbewijs.
• Eventueel een uittreksel uit het handelsregister.

Laat de volmacht inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Derden kunnen de tekenbevoegdheid dan online controleren en u voorkomt wantrouwen bij contractpartners.

Overzicht: vereiste documenten per volmachttype

Wanneer dit voorbeeld volmacht NIET past

Een standaard formulier volmacht geven volstaat niet voor elke situatie. Schakel een notaris of jurist in bij:

• Onherroepelijke volmacht voor vastgoed of financiering; de wet eist bijna altijd een notariële akte.
• Internationale vertegenwoordiging; een Nederlands formulier moet vaak voorzien zijn van een apostille en een beëdigde vertaling.
• Medische behandelbeslissingen; hiervoor is een aparte medische volmacht of een levenstestament nodig.
• Wanneer de volmachtgever onder curatele staat of een bewindvoerder heeft; dan treedt de wettelijk vertegenwoordiger op.
• Complexe bedrijfssituaties met hoge financiële gevolgen; een juridische toets voorkomt onbedoelde aansprakelijkheid.

Bij grensoverschrijdende zaken kan een Nederlandse volmacht in het buitenland worden geweigerd, ook al voldoet hij aan onze wet. Check altijd de lokale formaliteiten.

Hoe stelt u een volmacht op? Stappenplan

Met dit stappenplan vult u in drie stappen een foutloos formulier volmacht geven in.

1. Kies het type dat bij uw klus past.
   Bedenk wat u wilt regelen: een eenmalig bezoek aan de gemeente of doorlopend bankbeheer. Controleer of de betrokken instantie (bank, gemeente, verkiezingen) een eigen verplicht formulier heeft. Gebruik bij twijfel altijd het officiële formulier van die partij, anders staat u voor een dichte deur.

2. Vul het formulier volledig in.
   Noteer alle persoonsgegevens exact zoals op het identiteitsbewijs. Omschrijf de bevoegdheden concreet: ‘mijn bankzaken regelen’ is te vaag; schrijf ‘overboekingen doen op rekening NL… tot maximaal €500 per keer’. Voeg een einddatum toe, tenzij u bewust voor onbepaalde tijd kiest.

3. Onderteken en overhandig.
   Zet beide handtekeningen met een blauwe of zwarte pen. Voeg een kopie van uw paspoort toe en geef het originele formulier aan de gemachtigde. Maak zelf een scan van het ondertekende formulier en de paspoortkopie, zodat u later kunt bewijzen wat u hebt afgesproken. Wilt u de volmacht intrekken? Stuur dan een schriftelijke intrekkingsverklaring naar de gemachtigde en alle derden die ervan wisten.

Toelichting per artikel in de modelvolmacht

Artikel 1: Volmachtgever en gevolmachtigde

Hier vult u de volledige naam, adres en geboortedatum in. Schrijf ‘Janssen’ en niet ‘Jansen’. Een klein verschil met het paspoort kan ertoe leiden dat de bank het formulier weigert. Bij een bedrijf vermeldt u de statutaire naam en het KvK-nummer.

• Controleer of de gegevens exact overeenkomen met het identiteitsbewijs of het handelsregister.

Artikel 2: Omvang van de volmacht

Beperk de bevoegdheden zo precies mogelijk. Een formulering als ‘al mijn zaken regelen’ kan u ongewenst verplichten, bijvoorbeeld als de gemachtigde een duur abonnement afsluit. Gebruik liever ‘het beheren van rekening NL… tot €500 per transactie’ of ‘het tekenen van het huurcontract voor de woning aan de Laanstraat 12’. Hoe concreter, hoe groter de kans dat derden de volmacht accepteren.

• Beperk tot het hoognodige; te ruime bevoegdheden zijn een risico en worden vaker geweigerd.

Artikel 3: Looptijd en intrekking

Zonder einddatum blijft de volmacht gelden tot intrekking of overlijden. Een veelgemaakte fout: na een relatiebreuk vergeten ex-partners de volmacht in te trekken, waardoor de ander nog maanden toegang tot de rekening houdt. Kies dus altijd een logische einddatum, tenzij u bewust kiest voor onbepaalde tijd.

• Spreek af tot wanneer de volmacht geldig is en noteer die datum op het formulier.

Artikel 4: Aansprakelijkheid en verval

De gevolmachtigde is in beginsel niet persoonlijk aansprakelijk voor handelingen die hij binnen de grenzen van de volmacht uitvoert. Het is verstandig om in het document op te nemen dat u de gemachtigde vrijwaart voor rechtmatig gebruik; dat stelt hem of haar gerust.

Wat te doen als de volmacht niet wordt geaccepteerd of er problemen ontstaan?

Ondanks een correct ingevuld formulier volmacht geven kan een bank of baliemedewerker de gemachtigde weigeren. Meestal ontbreekt er een document of is de omschrijving te vaag. Handel dan als volgt.

Herinnering sturen

1. Stuur de ontvangende partij een e-mail of brief waarin u uitlegt dat de volmacht aan de wettelijke eisen voldoet.
2. Voeg de ontbrekende documenten (bijvoorbeeld de paspoortkopie) alsnog bij.
3. Vraag om een herbeoordeling binnen vijf werkdagen.

Meestal is het daarmee opgelost.

Volmacht intrekken

Als u vermoedt dat de gemachtigde misbruik maakt, trek de volmacht dan direct in.

1. Schrijf een intrekkingsverklaring met datum en onderteken deze.
2. Overhandig de verklaring aan de gemachtigde (liefst aangetekend, zodat u bewijs heeft).
3. Stuur een kopie naar alle derden die van de volmacht op de hoogte waren, zoals uw bank.

Verzuimt u de derde te informeren, dan kan die nog steeds rechtsgeldig handelen alsof de volmacht bestaat.

Juridische stappen

Accepteert de derde de volmacht na herinnering nog niet, of leidt onbevoegd handelen tot schade? Stuur dan een ingebrekestelling. Lost dat niets op, dan kunt u naar de rechter stappen voor een verklaring voor recht of schadevergoeding. In spoedeisende gevallen biedt een kort geding uitkomst. Schakel hiervoor altijd een advocaat in.

Veelgestelde vragen over volmacht

Wat is het verschil tussen volmacht en machtiging?

Een volmacht verleent de bevoegdheid om rechtshandelingen in uw naam te verrichten, zoals het sluiten van een contract. Een machtiging is een toestemming voor een feitelijke handeling, zoals een automatische incasso. Alleen een volmacht maakt uw gemachtigde juridisch uw vertegenwoordiger.

Is een mondelinge volmacht geldig?

Ja, mondeling is juridisch geldig, maar banken, gemeenten en andere instanties eisen altijd een schriftelijk formulier volmacht geven. Zonder dat bewijsstuk wordt uw gemachtigde niet geholpen. Zet het daarom altijd op papier.

Hoe lang is een volmacht geldig?

Een volmacht geldt voor de op het formulier vermelde duur. Staat er geen einddatum, dan blijft hij van kracht tot u hem intrekt, komt te overlijden of onder curatele wordt gesteld. Bij twijfel kunt u het beste een einddatum opnemen.

Kan ik een volmacht intrekken?

Ja, u kunt een volmacht op elk moment herroepen, behalve bij een onherroepelijke volmacht. Doe dit schriftelijk en stuur een kopie naar de gemachtigde en alle betrokken derden. Pas dan is duidelijk dat de bevoegdheid is vervallen.

Moet een volmacht door een notaris worden opgesteld?

Nee, voor alledaagse volmachten is een notaris niet nodig. Een notariële akte is alleen verplicht als de wet het eist, bijvoorbeeld bij een doorlopende volmacht voor wilsonbekwaamheid of een onherroepelijke volmacht bij vastgoed.

Hoe vul ik het L8-formulier voor verkiezingen in?

Het L8-formulier vult u in met uw eigen gegevens en die van de gemachtigde kiezer. Onderteken het formulier, laat de gemachtigde tekenen en plak het vast op de achterkant van uw stempas. De gemachtigde neemt de stempas met vastgeplakt formulier en een geldig identiteitsbewijs mee naar het stembureau.

Waar kan ik een formulier volmacht geven downloaden?

U vindt standaardformulieren op de website van de Rijksoverheid (L8), op de website van uw gemeente (voor gemeentelijke zaken) en bij de Kamer van Koophandel (bedrijfsvolmacht). Banken bieden hun eigen machtigingsformulieren aan via hun klantportaal. Download altijd het laatste model, want formulieren kunnen veranderen.