Voorbeeldbrief loonvordering: modelbrief voor achterstallig loon (2026)

Een voorbeeldbrief loonvordering is een modelbrief waarmee een werknemer zijn werkgever schriftelijk verzoekt om betaling van achterstallig loon. Lees hier over de wettelijke grondslag, vereisten en verdere stappen.

Wat is een voorbeeldbrief loonvordering?

Een voorbeeldbrief loonvordering is een formele schriftelijke kennisgeving waarin u als werknemer aan de werkgever laat weten dat er nog loon openstaat en betaling vordert. De brief geeft precies aan hoeveel salaris ontbreekt, over welke periode en waarom. Als werknemer bent u schuldeiser van het achterstallige loon; de werkgever is schuldenaar.

Het schriftelijk vastleggen van de loonvordering levert een document op dat in een eventuele procedure bij de kantonrechter als bewijsmiddel kan dienen. Een veelgemaakte fout is te vertrouwen op mondelinge toezeggingen of losse appberichten. Zonder schriftelijk bewijs is later lastig aan te tonen dat u de werkgever tijdig op de betalingsachterstand heeft gewezen. Een loonvorderingsbrief geeft bovendien helderheid over de omvang van de vordering en de termijn waarbinnen de werkgever actie moet ondernemen.

Wanneer gebruikt u een loonvorderingsbrief?

U gebruikt een loonvorderingsbrief zodra de werkgever het overeengekomen loon niet, niet volledig of niet op tijd betaalt. Dat kan gaan om het reguliere maandsalaris, maar ook om niet uitbetaalde overuren, vakantiegeld, een dertiende maand of een eindejaarsuitkering. De brief is bruikbaar tijdens het bestaan van de arbeidsovereenkomst en kort na het einde ervan, zolang de loonverplichting voortvloeit uit een periode waarin u in dienst was.

Betreft het een heel korte vertraging van enkele dagen en is de onderlinge verhouding goed, dan is een informele herinnering vaak voldoende. Blijft betaling echter langer dan één betaalperiode uit, start dan met een schriftelijke loonvorderingsbrief. Zo voorkomt u dat de achterstand onnodig oploopt en bouwt u direct een bewijspositie op.

Praktijkvoorbeelden

• Een horecamedewerker van wie het salaris over de afgelopen twee maanden niet is gestort, terwijl hij wel heeft gewerkt.
• Een kantoorbediende die na haar ontslag ontdekt dat het laatste loon inclusief opgebouwd vakantiegeld niet is voldaan.
• Een chauffeur die al drie maanden geen overwerkvergoeding heeft ontvangen, terwijl de urenregistratie wel is ingeleverd.

Juridische grondslag van de loonvordering

De loonbetalingsplicht van de werkgever is verankerd in het Burgerlijk Wetboek (BW). De kernbepaling is artikel 7:616 BW, aangevuld met specifieke rechten voor de werknemer. Betaalt de werkgever niet op tijd, dan raakt hij in verzuim. Vanaf dat moment kunt u aanspraak maken op twee financiële prikkels: de wettelijke verhoging en de wettelijke rente.

Wettelijke verhoging (artikel 7:625 BW)

De wettelijke verhoging is een opslag op het achterstallige loon. De verhoging bedraagt 5% per dag vanaf de derde tot en met de achtste werkdag na de vervaldag, en daarna 1% per dag, tot een maximum van 50% van het openstaande loon. Deze prikkel is bedoeld om de werkgever tot spoedige betaling aan te zetten. De rechter kan de verhoging matigen als de werkgever aantoont dat de vertraging hem niet volledig is toe te rekenen.

Wettelijke rente (artikel 6:119 BW)

De wettelijke rente is een vergoeding voor het gemiste rentevoordeel over het openstaande bedrag. Deze loopt vanaf het moment van verzuim tot de dag van volledige betaling en wordt berekend over het bruto achterstallige bedrag. Let op: u moet beide vergoedingen uitdrukkelijk in de loonvorderingsbrief opnemen om er later een beroep op te kunnen doen. Vermeld ze daarom afzonderlijk, zodat de werkgever direct ziet welk financieel risico hij loopt.

Wat moet er in de brief staan?

Een loonvorderingsbrief die juridisch stevig staat, bevat een aantal vaste onderdelen. Gebruik de volgende checklist als leidraad.

Checklist voor een complete loonvorderingsbrief

1. Uw volledige naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, gevolgd door dezelfde gegevens van de werkgever.
2. Een beknopte omschrijving van de arbeidsovereenkomst: vermeld uw functie, de datum van indiensttreding en, indien van toepassing, de einddatum van het dienstverband.
3. Een exacte specificatie over welke periode loon niet is betaald en uit welke componenten het achterstallige loon bestaat – denk aan basisloon, overuren, vakantiegeld of provisie. Splits hierbij het bruto- en nettoloon, zodat de werkgever de vordering correct in de administratie kan verwerken.
4. Een redelijke betalingstermijn van bijvoorbeeld zeven of veertien dagen na dagtekening van de brief.
5. Een passage waarin u aanspraak maakt op de wettelijke verhoging (artikel 7:625 BW) en de wettelijke rente (artikel 6:119 BW) vanaf de vervaldatum tot de dag van volledige betaling.
6. Uw bankrekeningnummer waarop de werkgever kan betalen.
7. Uw handtekening – een ongetekende brief verliest zijn formele kracht.

Voeg kopieën van recente loonstroken toe als bewijs van de hoogte van het loon. Bewaar altijd een kopie van de verzonden brief en alle bijlagen.

Houd de brief zakelijk en feitelijk. Dreigementen of emotioneel taalgebruik helpen niet en kunnen de relatie onnodig beschadigen. Een neutrale toon vergroot de kans op een zakelijke oplossing.

Verzendmethoden: e-mail, aangetekende post of deurwaarder?

Hoe u de loonvorderingsbrief verstuurt, bepaalt mede de bewijskracht. Kies de methode die past bij de ernst van de achterstand en de onderlinge verhouding.

Welke verzendmethode kiest u wanneer?

• E-mail volstaat als de onderlinge verstandhouding nog goed is en u snel een reactie verwacht. Stuur dan daarnaast altijd een schriftelijke bevestiging per post.
• Aangetekende brief is de veilige middenweg voor een eerste formele loonvordering. U krijgt een bewijsspoor dat bij de kantonrechter kan worden overgelegd.
• Deurwaardersexploot is raadzaam wanneer de werkgever al eerder niet betaalde, een eerdere brief negeerde of het om een hoog bedrag gaat. Hiermee zet u de zaak direct op scherp.

Bewaar in alle gevallen de verzendbewijzen en eventuele ontvangstbevestiging zorgvuldig.

Varianten van de loonvorderingsbrief: kies uw situatie

Niet elke loonachterstand is hetzelfde. Daarom bestaan er verschillende varianten van de loonvorderingsbrief, elk afgestemd op een specifieke situatie. Hieronder ziet u welke variant bij welke omstandigheid past.

Voorbeeld van een cumulatieve specificatie

Als u meerdere maanden achterstallig loon hebt, kan een overzichtelijke tabel in de brief duidelijkheid scheppen:

Zo ziet de werkgever in één oogopslag waaruit de totale vordering is opgebouwd.

Praktische tips en valkuilen

Voorbereiding voor het versturen

Voordat u de loonvorderingsbrief de deur uitdoet, loopt u uw administratie na.

• Kijk in de arbeidsovereenkomst en de eventuele cao of er een boetebeding is opgenomen bij te late betaling, of dat er een afwijkende betaaltermijn geldt.
• Verzamel alle loonstroken en controleer de bedragen. Maak in de brief een duidelijke splitsing tussen bruto- en nettobedragen.
• Houd de betalingstermijn redelijk; zeven tot veertien dagen is gebruikelijk.
• Controleer de contactgegevens van de werkgever zorgvuldig – een fout adres betekent dat de brief niet aankomt.

Veelvoorkomende valkuilen

• Het ontbreken van een deugdelijke specificatie van het achterstallig loon.
• Vergeten de wettelijke verhoging en rente te claimen, waardoor u daar later geen aanspraak meer op kunt maken.
• De brief niet ondertekenen.
• Geen kopie van de verzonden brief en bijlagen bewaren. Zonder verzendbewijs is lastig aan te tonen dat de werkgever daadwerkelijk is aangemaand.

Let ook op de verjaringstermijn. Een loonvordering verjaart vijf jaar na de dag waarop de vordering opeisbaar werd. Wacht dus niet te lang met het versturen van uw eerste brief; anders loopt u het risico dat de rechter uw vordering afwijst.

Wat te doen als de werkgever niet reageert?

Komt er geen reactie, dan is het zaak stapsgewijs te escaleren. Volg deze escalatieladder.

Escalatieladder in 4 stappen

1. Herinnering (aangetekend) – Stuur na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering per aangetekende post. Verwijs naar uw eerste loonvorderingsbrief en geef de werkgever nog een paar dagen extra om te betalen.
2. Ingebrekestelling per deurwaardersexploot – Levert de herinnering niets op, laat dan een ingebrekestelling betekenen door een deurwaarder. Daarmee staat onomstotelijk vast dat de werkgever in verzuim is. Dit is vaak nodig om later de volledige wettelijke rente en verhoging toegewezen te krijgen.
3. Incassobureau of juridisch advies – Blijft betaling ook hierna uit, schakel dan een incassobureau in of win juridisch advies in bij een vakbond of rechtsbijstandsverzekering.
4. Procedure bij de kantonrechter – U kunt naar de kantonrechter stappen. Voor vorderingen tot € 25.000 is de kantonrechter exclusief bevoegd. U start de procedure met een dagvaarding of, in bepaalde gevallen, een verzoekschrift. Houd rekening met proceskosten: griffierecht (de vergoeding die u aan de rechtbank betaalt) en eventuele kosten van een gemachtigde. Bij een laag inkomen komt u mogelijk in aanmerking voor gesubsidieerde rechtsbijstand.

Veelgestelde vragen

Wat is een voorbeeldbrief loonvordering?
Een voorbeeldbrief loonvordering is een modeldocument waarmee u als werknemer op formele wijze achterstallig loon van uw werkgever vordert.
Achtergrond: De brief maakt de loonachterstand inzichtelijk en kan als bewijs dienen in een eventuele gerechtelijke procedure.

Hoe schrijf ik een loonvorderingsbrief aan mijn werkgever?
Gebruik een modelbrief waarin u bovenaan uw gegevens en die van de werkgever zet, specificeer de loonachterstand met periode en bruto- of nettobedrag, noem een redelijke betalingstermijn en eis de wettelijke verhoging en rente op.
Achtergrond: Onderteken de brief, voeg kopieën van loonstroken toe en stuur hem bij voorkeur aangetekend voor bewijsdoeleinden.

Kan ik een loonvordering instellen bij de kantonrechter?
Ja, voor vorderingen tot € 25.000 is de kantonrechter bevoegd. U start de zaak met een dagvaarding of, in sommige gevallen, een verzoekschrift.
Achtergrond: De rechter toetst of de werkgever de loonbetalingsplicht heeft geschonden en welke vergoedingen u toekomen.

Wat is de wettelijke verhoging bij te late loonbetaling?
De wettelijke verhoging is een extra bedrag bovenop het achterstallige loon dat de werkgever verschuldigd raakt bij te late betaling. De verhoging loopt op tot maximaal 50% van het openstaande loon.
Achtergrond: De precieze opbouw is 5% per dag vanaf de derde tot en met de achtste werkdag na de vervaldag, en daarna 1% per dag. De rechter kan de verhoging matigen.

Hoe lang duurt een loonvorderingsprocedure?
Een buitengerechtelijke fase duurt vaak enkele weken. Als een rechtszaak nodig is, moet u rekenen op enkele maanden totdat de kantonrechter vonnis wijst, exclusief eventueel hoger beroep.
Achtergrond: De snelheid hangt af van de reactie van de werkgever en de werkdruk bij de rechtbank.

Zijn er voorbeeldbrieven van vakbonden?
Ja, veel vakbonden stellen voorbeeldbrieven voor loonvordering beschikbaar voor hun leden. Deze brieven zijn vaak afgestemd op de cao waarbij de bond betrokken is.
Achtergrond: Ze bevatten dezelfde kernonderdelen als een algemene modelbrief: personalia, omschrijving van de vordering en een betalingstermijn.

Biedt een juridisch loket ook voorbeeldbrieven aan?
Ja, laagdrempelige rechtshulpinstanties zoals het Juridisch Loket bieden gratis modelbrieven voor veelvoorkomende juridische kwesties, waaronder een loonvorderingsbrief.
Achtergrond: Deze brieven zijn in begrijpelijke taal opgesteld en helpen u de vordering correct te structureren.

Wat zijn de kosten van een loonvordering via de rechter?
De kosten bestaan in elk geval uit griffierecht en eventuele eigen bijdragen voor een advocaat of gemachtigde. Voor mensen met een lager inkomen kan gesubsidieerde rechtsbijstand een deel van die kosten dekken.
Achtergrond: De hoogte van het griffierecht is afhankelijk van de vordering en wordt jaarlijks vastgesteld.

Andere voorbeeldbrieven

Naast de loonvorderingsbrief bestaan er andere modelbrieven die het incassoproces kunnen ondersteunen. Welke brief u kiest, hangt af van de fase waarin het geschil zit en van het gewenste juridische effect.

Door stap voor stap de juiste brief te versturen, bouwt u een stevige bewijspositie op en vergroot u de kans dat u uw loonvordering succesvol incasseert.