Mall erinran – komplett guide med exempel, vanliga frågor och praktiska råd

Arbetsgivaren kan påtala ett oönskat beteende eller en brist hos en anställd genom en skriftlig tillrättavisning – en erinran. Det rör sig inte om en varning, men dokumentet blir en viktig pusselbit om arbetsgivaren senare behöver visa att det funnits sakliga skäl för en uppsägning enligt lagen om anställningsskydd (LAS). Med en genomarbetad mall erinran slipper du missa något fält och ser till att datum, parter, händelsebeskrivning och underskrift finns på plats.

Vad är en erinran?

En erinran är arbetsgivarens första formella, skriftliga dokument som uppmärksammar en avvikelse från det förväntade – till exempel upprepad sen ankomst, bristande kvalitet i en arbetsuppgift eller ett mindre regelbrott. Syftet är att ge arbetstagaren en tydlig chans att rätta till beteendet innan strängare åtgärder blir aktuella.

Erinran som en del av åtgärdstrappan

I den så kallade åtgärdstrappan är den muntliga tillsägelsen det första informella steget. Därefter följer den skriftliga erinran, sedan en varning och slutligen, om ingen förbättring sker, en uppsägning eller ett avsked. Erinran har i sig ingen omedelbar rättsverkan – den säger inte upp någon – men den visar att arbetsgivaren på ett sakligt sätt markerat problemet och gett arbetstagaren möjlighet att förändra sig.

En vanlig missuppfattning är att en enstaka erinran automatiskt kan leda till uppsägning. I praktiken krävs oftast en kedja av dokumenterade händelser där erinran blir ett första bevis på att arbetsgivaren agerat successivt och inte gripit ur luften. Arbetsdomstolen lägger stor vikt vid just den här typen av skriftlig dokumentation när man prövar om en uppsägning varit sakligt grundad enligt 7 § LAS.

Varför används en skriftlig erinran?

Den skriftliga formen fyller två huvudsyften: den tvingar arbetsgivaren att precisera vad som är fel och den skapar en spårbar beviskedja. Utan ett skriftligt underlag kan arbetsgivaren i en kommande tvist få svårt att visa att arbetstagaren fått en reell chans att bättra sig.

Beslutsregler för när du ska använda en skriftlig erinran

Om en muntlig tillsägelse inte gett effekt inom två till fyra veckor, bör du gå vidare med en skriftlig erinran.
Vid enstaka, tydligt avgränsade förseelser som inte är allvarliga nog för en varning, är en erinran rätt väg.
Om det finns risk för framtida konflikt – till exempel vid upprepade mindre incidenter – är en skriftlig erinran ett säkrare val än att bara förlita sig på informella samtal.

En tumregel: ju tydligare du dokumenterar tidigt, desto starkare står du om du senare måste fatta beslut om varning eller uppsägning.

Vad skiljer en erinran från en varning?

Det är lätt att blanda ihop begreppen, men skillnaderna är både formella och praktiska. Nedan tabell sammanfattar de viktigaste punkterna.

Kriterium	Erinran	Varning
Allvarlighetsgrad	Mindre ingripande, första formella steget.	Strängare signal – anställningen kan stå på spel.
Formkrav	Inga tvingande formkrav enligt LAS, men skriftlig form rekommenderas.	Ofta kollektivavtalsreglerat; kan kräva facklig medverkan eller bevittning.
Konsekvens vid upprepning	Lägger grund för en varning; flera erinringar som inte åtgärdats kan sammantaget bidra till sakliga skäl för uppsägning.	En varning är ofta sista steget före uppsägning; två–tre varningar väger tungt i domstol.
Förvaring	Ska sparas i personalakten.	Sparas också i personalakten, men kräver ofta striktare gallringsrutiner i kollektivavtal.
Exempel på användning	Sen ankomst, mindre ordningsbrott, tillfälligt oprofessionellt beteende.	Allvarligare eller upprepade förseelser, t.ex. misskötsel, illojalitet, oacceptabelt beteende.

Kollektivavtalens betydelse

Många kollektivavtal innehåller detaljerade krav för varningar – ofta att arbetstagarorganisationen ska underrättas eller att en särskild förhandling ska ske. För erinran är det sällan sådana krav, men kontrollera alltid ditt avtal för säkerhets skull. Att följa avtalets procedur skyddar dig från att dokumentet senare underkänns i en process.

Vilket innehåll ska en erinran ha?

En komplett erinran blir ett tillförlitligt dokument bara om den innehåller rätt uppgifter. Nedan ser du vilka fält som är obligatoriska och vilka som är starkt rekommenderade.

Innehållsmall – obligatoriska och rekommenderade fält

Fält	Status	Kommentar
Datum och plats	Obligatoriskt	För att tidfästa händelsen.
Arbetsgivarens namn och organisation	Obligatoriskt	Full identifikation krävs.
Arbetstagarens namn och anställnings-id	Obligatoriskt	Undvik förväxlingar.
Beskrivning av det påtalade beteendet	Obligatoriskt	Ska vara konkret, tid- och händelsebaserat. Undvik värdeord.
Hänvisning till gällande regelverk	Rekommenderat	Ange policy, personalhandbok eller kollektivavtalspunkt.
Förväntad förbättring och tidpunkt	Obligatoriskt	Tydlig anger vad som krävs och när.
Arbetsgivarens underskrift	Obligatoriskt	Ger dokumentet rättslig tyngd.
Eventuell plats för arbetstagarens kvittens	Frivilligt	Kan spara diskussion om mottagande, men inte nödvändigt.

Att arbeta efter en mall erinran gör det enkelt att pricka av varenda punkt. Mallen fungerar som en checklista och minskar risken för att du glömmer datum eller underskrift.

Exempel på en ifylld mall

Här ser du ett fiktivt, men realistiskt exempel på hur ett ifyllt dokument kan se ut.

Erinran

Datum: 15 mars 2026
Plats: Stockholm

Arbetsgivare: AB Företaget (org.nr 559999-1234)
Arbetstagare: Anna Andersson (anställningsnr 045)

Beskrivning av förseelsen:
Upprepad sen ankomst utan giltigt skäl vid fyra tillfällen under perioden 20 februari – 10 mars 2026. Arbetspasset börjar kl. 08:00; vid de aktuella tillfällena har ankomst registrerats 08:12, 08:17, 08:09 respektive 08:22.

Gällande regelverk:
Enligt företagets personalhandbok, punkt 4.2, ska arbetstagare infinna sig i god tid för att påbörja arbetet enligt schema. Upprepad försening utgör ett brott mot ordningsreglerna.

Förväntad förbättring:
Punktlig närvaro från och med den 20 mars 2026. Förseningar som inte meddelas i förväg och saknar godtagbara skäl betraktas som en upprepning och kan leda till ytterligare åtgärder.

Underskrift arbetsgivare:
Erik Johansson, personalchef

Det avgörande i exemplet är den konkreta händelsekedjan – datum, klockslag – samt kopplingen till arbetsplatsens regler. Den förväntade förbättringen sätter en tydlig deadline, vilket eliminerar tolkningsutrymme.

Vanliga misstag vid upprättande av en erinran

Även med en bra mall smyger sig lätt fel in. Här är de vanligaste fallgroparna och hur du undviker dem.

Vaga formuleringar

Att skriva ”bristande attityd” eller ”olämpligt beteende” utan ett enda exempel gör erinran oanvändbar som bevis. Skriv istället exakt vad som hänt: ”Vid mötet den 2 mars höjde du rösten och avbröt kollegan tre gånger, vilket bröt mot vår policy för respektfull kommunikation (punkt 3.1).”

Utelämnat datum eller underskrift

Ett odaterat dokument saknar tidsförankring, och en saknad namnteckning gör att erinran förlorar sin formella tyngd. Gör det till en ovillkorlig vana att kontrollera dessa punkter innan överlämnandet.

Fel dokument används

Ibland plockar någon av misstag en varningsmall istället för en erinranmall. Det skapar en felaktig känsla av allvarlighetsgrad och kan provocera arbetstagaren i onödan. Dubbelkolla rubriken.

Ingen kopia i personalakten

Erinran måste diarieföras i personalakten. Annars förloras hela syftet med dokumentationen. Spara alltid en kopia, och se till att den finns lätt tillgänglig för framtida uppföljningar.

För snabb eskalering

Att gå direkt till en skriftlig erinran utan föregående muntlig dialog kan uppfattas som onödigt konfrontativt. Börja med ett samtal, dokumentera det kort och använd erinran först när den muntliga tillsägelsen inte räcker.

Måste en erinran vara skriftlig?

Nej, LAS ställer inget absolut krav på att en erinran måste vara skriftlig. En muntlig påminnelse är tillåten. I praktiken är det ändå starkt rekommenderat att använda skriftlig form, eftersom en muntlig erinran är svår att bevisa i en eventuell tvist. En skriftlig erinran – särskilt om den är undertecknad och daterad – blir ett objektivt tidsdokument som Arbetsdomstolen kan lägga till grund för sin bedömning.

När kan en muntlig erinran räcka?

Vid mycket ringa förseelser där du är säker på att situationen är löst och inga framtida konflikter är att vänta, kan en muntlig notering räcka. Men tänk på att en muntlig kommentar inte ger dig något skriftligt spår. Så snart det finns en risk för upprepning, gå över till skriftlig form.

Hur länge gäller en erinran?

En erinran har ingen fastställd utgångstid enligt lag utan ligger kvar i personalakten tills arbetsgivaren aktivt gallrar (rensar) den. God sed bland HR-avdelningar och jurister säger att en erinran kan anses vara inaktuell efter 6–12 månader, förutsatt att det påtalade beteendet har upphört och inga nya incidenter har inträffat under perioden.

Gallringspraxis och personuppgiftsregler

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) får du inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. Många arbetsgivare inför därför en rutin där erinringar tas bort automatiskt efter exempelvis ett år. Skriv ned den här gallringsfristen i din personalpolicy, så blir hanteringen konsekvent och rättssäker. Glöm inte att kontrollera om ditt kollektivavtal anger andra tidsfrister.

Vad händer efter att en erinran har lämnats?

När arbetstagaren tagit emot handlingen är arbetsgivarens nästa steg att följa upp beteendet. Detta är en aktiv process, inte bara väntan.

Uppföljningens två spår

Förbättring sker: Arbetstagaren rättar sig inom angiven tid (t.ex. punktlig närvaro från ett visst datum). Ärendet kan då avskrivas informellt. Du bör ändå göra en kort notering i personalakten om att situationen normaliserats, som ett avslut.
Ingen förbättring: Om beteendet kvarstår eller upprepas, kan nästa steg i åtgärdstrappan bli en skriftlig varning. Om förseelsen är tillräckligt allvarlig eller om upprepning sker snabbt kan arbetsgivaren inleda en process för uppsägning enligt LAS. Då måste alla tidigare erinringar och noteringar finnas samlade, så att hela kedjan blir tydlig.

All uppföljning och eventuella nya åtgärder ska dokumenteras skriftligt och läggas till i personalakten. En obruten dokumentationskedja är avgörande för att kunna visa saklig grund.

Kostnader för att upprätta en erinran

Kostnadsbilden beror på vilket stöd du väljer. Nedan sammanställs de vanligaste alternativen med ungefärliga prislägen och när de lämpar sig.

Alternativ	Kostnad (cirka)	Passar bäst när
Gratis mall från nätet	0 kr	Okomplicerade fall, standardbeskrivningar, inga tvistlägen.
Nedladdningsbar blankett från juridisk plattform	200–500 kr	Du vill ha en genomarbetad layout och guidning men klarar av att fylla i själv.
HR-konsult eller jurist	2 000–5 000 kr	Situationen är känslig, det finns risk för framtida tvist eller du behöver anpassa texten till ett specifikt regelverk.
Advokatbyrå	Över 10 000 kr	Komplexa ärenden med hög konfliktrisk, eller när juridisk riskanalys och strategi krävs inför en eventuell uppsägning.

En kostnadsfri mall erinran är fullt tillräcklig för de flesta vardagssituationer. När din organisation får in flera incidenter eller har ett ansträngt arbetsklimat kan det löna sig att ta in en HR-specialist för att kalibrera språk och formalia.

Relaterade dokument

I samma dokumentfamilj finns flera verktyg som tillsammans bildar en kedja av stegrande åtgärder:

Muntlig tillsägelse: En informell påminnelse, oftast utan skriftlig dokumentation, men som med fördel kan antecknas i en dagbok.
Skriftlig erinran (den här mallen): Första formella nivån, enklare än en varning men med bevisvärde.
Skriftlig varning: Strängare dokument som ofta kräver facklig närvaro enligt kollektivavtal; markerar att anställningen är i farozonen.
Uppsägning enligt LAS: En formell handling som förutsätter sakliga skäl – där en väl dokumenterad åtgärdstrappa spelar en avgörande roll.
Avsked: Används vid grovt åsidosättande och kräver mycket tung bevisning.

Att välja rätt dokument vid rätt tillfälle bygger en rättssäker och transparent personalledning.

Vanliga frågor om erinran

Vad betyder erinran?

En erinran är en formell, skriftlig tillrättavisning från arbetsgivaren till arbetstagaren. Ordet markerar att arbetsgivaren uppmärksammar en brist och vill att den rättas till.

Är en erinran samma sak som en varning?

Nej, en varning är allvarligare och följer ofta striktare regler. En erinran är den första dokumenterade markeringen i åtgärdstrappan, medan en varning är nästa steg och signalerar att anställningen kan vara hotad. Se jämförelsetabellen ovan för en detaljerad översikt.

Kan man få sparken direkt efter en enstaka erinran?

En enstaka erinran leder normalt inte till uppsägning. För att en uppsägning ska vara sakligt grundad krävs vanligtvis att arbetsgivaren kan visa en längre period av brustna förväntningar, där erinran och eventuellt varning ingått. Vid mycket allvarliga engångsföreteelser går man oftast direkt till varning eller avsked.

Måste arbetstagaren skriva under en erinran?

Nej, det finns inget krav på arbetstagarens signatur. Arbetsgivarens underskrift räcker för att dokumentet ska vara giltigt. Du kan däremot låta arbetstagaren kvittera mottagandet med en signatur, men vägrar hen så antecknar du bara datum och sättet för överlämnandet.

Hur länge sparas en erinran i personalakten?

Lagen anger ingen exakt tid, men god sed och GDPR-principer innebär att den inte ska sparas längre än nödvändigt. Oftast gallras en erinran efter 6–12 månader om inget nytt hänt. Många arbetsgivare har en uttalad gallringsfrist på t.ex. ett år.

Vad är skillnaden mellan en tillsägelse och en erinran?

En tillsägelse är oftast muntlig och informell. En erinran är skriftlig, daterad och formulerad för att kunna användas som dokumentation. Tillsägelsen lämnar inget spår i personalakten medan erinran gör det.

Kan en erinran överklagas?

Det finns ingen formell överklagandemekanism som vid myndighetsbeslut. Arbetstagaren kan dock begära att arbetsgivaren omprövar sitt beslut eller att en egen kommentar fogas till personalakten. Vid en rättslig tvist kan domstolen i efterhand pröva om erinran varit befogad och om den använts på ett sätt som strider mot LAS.

Är en erinran en offentlig handling?

Nej, hos privata arbetsgivare är personalakter normalt inte offentliga handlingar. De omfattas av interna sekretessregler och personuppgiftshantering enligt GDPR. Endast behörig personal bör ha tillgång till dem.