หนังสือรับสภาพหนี้

หนังสือรับสภาพหนี้คืออะไร

หนังสือรับสภาพหนี้ คือ หนังสือที่ลูกหนี้ลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันต่อเจ้าหนี้ว่า หนี้ที่ค้างอยู่มีจำนวนแน่นอนและตนยอมรับภาระหนี้นั้นตามที่เป็นจริง เอกสารนี้เป็นนิติกรรมฝ่ายเดียว ไม่ใช่สัญญากู้ยืมใหม่ เพราะไม่มีการส่งมอบเงินหรือทรัพย์สิน แต่ใช้เป็นหลักฐานให้อายุความสะดุดหยุดลงตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์

ลองนึกภาพว่า ลูกหนี้กู้เงินจากเพื่อน 100,000 บาท ใกล้ครบอายุความ 10 ปี เจ้าหนี้จึงขอให้ลูกหนี้ทำหนังสือรับสภาพหนี้ฉบับหนึ่ง ผลลัพธ์คืออายุความเริ่มนับใหม่ตั้งแต่วันที่ลงนาม เจ้าหนี้จึงมีเวลาฟ้องร้องต่อไปอีก 10 ปีทันที โดยไม่ต้องกลัวว่าหนี้จะขาดอายุความและเรียกคืนไม่ได้อีก

เอกสารนี้จึงมีบทบาทสำคัญในการรักษาสิทธิเรียกร้องของเจ้าหนี้ และขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้ลูกหนี้เจรจาขอผ่อนชำระหรือขยายเวลาชำระหนี้ในหนังสือฉบับเดียวกัน

หนังสือรับสภาพหนี้ไม่ใช่สัญญากู้ยืมเงิน

หลายคนเข้าใจผิดว่าการลงชื่อในหนังสือรับสภาพหนี้เท่ากับได้รับเงินกู้ใหม่ ความต่างที่ต้องจำให้แม่นคือ หนังสือรับสภาพหนี้ยืนยันหนี้เดิม ส่วนสัญญากู้ยืมเงินก่อหนี้ใหม่โดยมีการส่งมอบเงินในวันทำสัญญา การใช้ผิดประเภทอาจทำให้เจ้าหนี้เสียเปรียบเมื่อต้องพิสูจน์มูลหนี้ในชั้นศาล

หนังสือรับสภาพหนี้มีผลทางกฎหมายอย่างไร?

จุดเปลี่ยนสำคัญทางกฎหมายคือ เมื่อลูกหนี้ลงชื่อในหนังสือรับสภาพหนี้และส่งมอบให้เจ้าหนี้ อายุความจะสะดุดหยุดลงทันที และเริ่มนับอายุความใหม่ตั้งแต่วันที่ระบุในหนังสือ (ป.พ.พ. มาตรา 193/14) ตารางต่อไปนี้แสดงลำดับเวลาผลของหนังสือต่ออายุความ

ความต่างจากการรับสภาพด้วยวาจา คือ วาจาพิสูจน์ยากในศาล แต่หนังสือรับสภาพหนี้เป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน ใช้ทั้งยืนยันหนี้และระงับข้อโต้แย้งเรื่องอายุความได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในทางปฏิบัติ เจ้าหนี้มักใช้หนังสือนี้เมื่อลูกหนี้ขอผ่อนชำระหรือขอขยายเวลา เพราะนอกจากจะได้ข้อตกลงผ่อนชำระแล้ว ยังตัดปัญหาหนี้ขาดอายุความระหว่างการผ่อนไปด้วย

องค์ประกอบสำคัญที่ควรระบุ

เมื่อจะจัดทำหนังสือรับสภาพหนี้ให้มีผลสมบูรณ์ ควรตรวจสอบและกรอกข้อมูลดังต่อไปนี้

ข้อมูลคู่สัญญาและวันที่

• ระบุวันที่ทำหนังสืออย่างชัดเจน (เช่น 15 มกราคม 2569) เพื่อใช้เป็นจุดเริ่มต้นนับอายุความใหม่
• เขียนชื่อ-ที่อยู่ของเจ้าหนี้และลูกหนี้ให้ตรงกับบัตรประชาชนหรือทะเบียนนิติบุคคล ป้องกันปัญหาเรื่องตัวบุคคลภายหลัง

จำนวนหนี้และข้อความรับสภาพ

• แสดงยอดหนี้ทั้งตัวเลขและตัวหนังสือ เช่น “100,000 บาท (หนึ่งแสนบาทถ้วน)” พร้อมระบุแหล่งที่มาหนี้เดิม เช่น หนี้ตามสัญญากู้ลงวันที่...
• ใช้ข้อความยืนยันชัดเจนว่า “ข้าพเจ้าขอรับสภาพหนี้ว่าเป็นหนี้เจ้าหนี้ตามจำนวนดังกล่าวโดยไม่มีเงื่อนไข” ถ้อยคำนี้ต้องไม่มีข้อคลุมเครือ

เงื่อนไขการชำระหนี้ (ถ้ามี)

• หากต้องการผ่อน ระบุยอดต่องวด วันครบกำหนดแต่ละงวด และข้อตกลงเร่งชำระเมื่อผิดนัด เช่น หากผิดนัดงวดใดงวดหนึ่งให้หนี้ทั้งหมดถึงกำหนดทันที
• ถ้าไม่ระบุเงื่อนไข เจ้าหนี้สามารถเรียกชำระทั้งก้อนได้ทันที

ลายมือชื่อและพยาน

• ลูกหนี้ต้องลงลายมือชื่อด้วยตัวเอง นิติบุคคลให้ประทับตราสำคัญและผู้มีอำนาจลงชื่อ
• แม้กฎหมายไม่บังคับพยาน แต่การมีพยานลงชื่ออย่างน้อยหนึ่งคนช่วยเพิ่มน้ำหนักป้องกันการปฏิเสธลายเซ็นในภายหลัง

อากรแสตมป์

• สำหรับหนี้เงินตั้งแต่ 2,000 บาทขึ้นไป ต้องปิดอากรแสตมป์ตามอัตรา (ดูรายละเอียดในหัวข้อ “หนังสือรับสภาพหนี้ต้องเสียอากรแสตมป์เท่าไร?”)

ข้อผิดพลาดในการทำหนังสือรับสภาพหนี้มีอะไรบ้าง?

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยสามารถแบ่งกลุ่มได้ดังนี้ การหลีกเลี่ยงจะช่วยให้เอกสารใช้บังคับได้จริงในศาล

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับจำนวนหนี้

• ไม่ระบุยอดหนี้ที่แน่นอน เช่น เขียนแต่ “จำนวนตามที่ค้างชำระ” ไม่มีตัวเลข ทำให้เจ้าหนี้พิสูจน์จำนวนหนี้ในคดีได้ยาก ศาลอาจไม่รับฟัง
• รวมดอกเบี้ยกับต้นเงินไม่ชัดเจน ควรแจกแจงให้เห็นว่ายอดใดเป็นต้น ยอดใดเป็นดอกเบี้ยค้าง เพื่อป้องกันข้อโต้แย้ง

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับลายเซ็นและวันที่

• ลูกหนี้ไม่ได้เซ็นเอง หรือเซ็นปลอม หนังสือจะไม่ผูกพันลูกหนี้ และอายุความไม่หยุดลง
• ไม่ระบุวันที่ ทำให้ไม่อาจทราบว่าอายุความหยุดเมื่อใด เจ้าหนี้เสี่ยงถูกโต้แย้งว่าทำขึ้นหลังจากหนี้ขาดอายุความแล้ว

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับอากรแสตมป์

• ไม่ปิดอากรหรือปิดไม่ครบ ส่งผลให้ศาลไม่รับฟังเป็นพยานหลักฐานจนกว่าจะชำระอากรและเงินเพิ่มครบตามประมวลรัษฎากร แม้จะมาเสียภายหลังได้ แต่ก็เสียเวลาและเงินเพิ่ม

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับหลักประกันและผู้ค้ำประกัน

• การทำหนังสือรับสภาพหนี้โดยไม่แจ้งผู้ค้ำประกัน ถ้ามีผู้ค้ำประกันหนี้เดิม การรับสภาพหนี้โดยเปลี่ยนเงื่อนไขสำคัญอาจทำให้ผู้ค้ำประกันหลุดพ้นความรับผิด ควรได้รับความยินยอมจากผู้ค้ำประกันก่อน หรือทำสัญญาค้ำประกันใหม่แยกต่างหาก

ตัวอย่างเอกสารที่กรอกข้อมูลแล้ว

นี่คือตัวอย่างหนังสือรับสภาพหนี้ที่กรอกข้อมูลครบถ้วน โดยใช้บุคคลสมมติ เพื่อให้เห็นรูปแบบที่ถูกต้อง

บุคคลในตัวอย่าง

• ลูกหนี้: นายอาคม พึ่งตน
• เจ้าหนี้: นายบุญมี ทรัพย์มาก

หนังสือรับสภาพหนี้

วันที่ ๑๕ มกราคม พ.ศ. ๒๕๖๙

ข้าพเจ้า นายอาคม พึ่งตน  อยู่บ้านเลขที่ ๑๒๓ หมู่ ๔ ตำบลในเมือง อำเภอเมือง 
จังหวัดนครราชสีมา (ซึ่งต่อไปในหนังสือนี้เรียกว่า “ลูกหนี้”) 
ขอทำหนังสือรับสภาพหนี้ให้แก่ นายบุญมี ทรัพย์มาก  อยู่บ้านเลขที่ ๔๕๖ 
ถนนมิตรภาพ ตำบลในเมือง อำเภอเมือง จังหวัดนครราชสีมา (ซึ่งต่อไปในหนังสือนี้เรียกว่า “เจ้าหนี้”) 
ดังมีข้อความต่อไปนี้

ข้อ ๑. ลูกหนี้ขอรับสภาพหนี้และยอมรับว่า ณ วันที่ทำหนังสือฉบับนี้ ลูกหนี้เป็นหนี้เจ้าหนี้ 
เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น ๑๐๐,๐๐๐ บาท (หนึ่งแสนบาทถ้วน) 
อันเกิดจากสัญญากู้ยืมเงินลงวันที่ ๑ ตุลาคม พ.ศ. ๒๕๖๗ 
ซึ่งรวมต้นเงินและดอกเบี้ยค้างชำระถึงวันที่ ๑๔ มกราคม พ.ศ. ๒๕๖๙ แล้ว

ข้อ ๒. ลูกหนี้ตกลงจะชำระหนี้ทั้งหมดคืนแก่เจ้าหนี้ดังนี้
          (๒.๑) ผ่อนชำระเป็นรายเดือน เดือนละ ๑๐,๐๐๐ บาท (หนึ่งหมื่นบาทถ้วน)
          (๒.๒) ชำระภายในวันที่ ๕ ของทุกเดือน เริ่มตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. ๒๕๖๙
                จนกว่าจะครบถ้วน
          (๒.๓) หากลูกหนี้ผิดนัดงวดใดงวดหนึ่ง ให้ถือว่าผิดนัดทั้งหมด 
                และเจ้าหนี้มีสิทธิเรียกชำระหนี้ที่เหลือได้ทันที

ข้อ ๓. หนังสือรับสภาพหนี้ฉบับนี้ทำให้อายุความสะดุดหยุดลง และเริ่มนับอายุความใหม่
ตั้งแต่วันที่ลงในหนังสือนี้

เพื่อเป็นหลักฐาน ข้าพเจ้า (ลูกหนี้) ได้ลงลายมือชื่อไว้ต่อหน้าพยาน

ลงชื่อ ...........................                     ลงชื่อ ...........................
         (นายอาคม พึ่งตน)                               (นายสมศักดิ์ เป็นกลาง)
         ลูกหนี้                                           พยาน
         (วันที่ ๑๕ มกราคม ๒๕๖๙)                         (วันที่ ๑๕ มกราคม ๒๕๖๙)

ลงชื่อ ...........................
         (นายบุญมี ทรัพย์มาก)
         เจ้าหนี้ผู้รับสภาพหนี้
         (วันที่ ๑๕ มกราคม ๒๕๖๙)

[หมายเหตุ: ปิดอากรแสตมป์ ๓๐ บาท จำนวน ๕๐ ดวง รวม ๑,๕๐๐ บาท ที่มุมขวาบน]

สิ่งที่ต้องตรวจก่อนลงนาม

• ตรวจว่าชื่อ ที่อยู่ จำนวนเงินตรงตามความเป็นจริง
• หากมีเงื่อนไขผ่อนชำระ ต้องระบุวันครบกำหนดชัดเจน
• ลูกหนี้ต้องเซ็นด้วยตนเองต่อหน้าพยานอย่างน้อยหนึ่งคน
• ตรวจสอบว่าได้ปิดอากรแสตมป์ครบถ้วนแล้วก่อนส่งมอบ

เปรียบเทียบกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ตารางด้านล่างช่วยแยกแยะหนังสือรับสภาพหนี้ออกจากเอกสารใกล้เคียง เพื่อให้เลือกใช้ได้ตรงตามเจตนาทางกฎหมาย

ข้อแตกต่างสำคัญที่ควรจำคือ หนังสือรับสภาพหนี้ไม่สร้างหนี้ใหม่ ไม่ทำให้เกิดการส่งมอบเงิน และมีผลต่ออายุความแตกต่างจากเอกสารอื่น

แนวทางการตัดสินใจเลือกใช้เอกสารตามสถานการณ์

ใช้แผนนี้เพื่อเลือกเอกสารให้ตรงกับข้อเท็จจริง

เมื่อลูกหนี้ยอมรับหนี้และขอผ่อนชำระ

เริ่มต้นที่หนังสือรับสภาพหนี้ โดยใส่เงื่อนไขผ่อนชำระให้ชัดเจนและข้อตกลงเร่งชำระเมื่อผิดนัด เจ้าหนี้จะมีทั้งหลักฐานยอมรับหนี้และสิทธิเรียกหนี้ทั้งหมดทันทีหากผ่อนผิดนัด

เมื่อมีการให้กู้ยืมเงินใหม่

ใช้สัญญากู้ยืมเงิน เพราะมีการส่งมอบเงิน ณ วันที่ทำสัญญา การทำหนังสือรับสภาพหนี้เพียงอย่างเดียวโดยไม่ทำสัญญากู้ยืม จะไม่มีหลักฐานการก่อหนี้ใหม่ที่สมบูรณ์

เมื่อเจ้าหนี้ต้องการเพียงแจ้งให้ลูกหนี้ผิดนัด

ส่งหนังสือทวงถามหนี้ ทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ เพื่อให้มีหลักฐานแจ้งเตือนและเริ่มนับดอกเบี้ยผิดนัด หากต้องการหยุดอายุความด้วย ควรขอให้ลูกหนี้ตอบกลับเป็นหนังสือรับสภาพหนี้

เมื่อต้องการให้บุคคลภายนอกรับประกันหนี้เดิม

ใช้สัญญาค้ำประกันแยกต่างหาก หลีกเลี่ยงการแก้ไขหนังสือรับสภาพหนี้จนกระทบความรับผิดของผู้ค้ำประกันเดิม หากหนี้มีหลักประกันอื่นอยู่แล้ว ควรขอความยินยอมจากผู้รับหลักประกันก่อนเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขสำคัญ

หนังสือรับสภาพหนี้ต้องเสียอากรแสตมป์เท่าไร?

ตราสารรับสภาพหนี้เงินต้องปิดอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร อัตราคือ 30 บาท ต่อจำนวนหนี้ทุก 2,000 บาท หรือเศษของ 2,000 บาท ตารางข้างล่างช่วยคำนวณเร็ว

วิธีคิดด้วยตัวเอง: ให้แบ่งยอดหนี้เป็นช่วงละ 2,000 บาท ถ้าหารไม่ลงตัวก็ปัดเศษขึ้น แล้วคูณด้วย 30 บาท เช่น 103,000 ÷ 2,000 = 51 เศษ 1,000 ให้คิดเป็น 52 ช่วง × 30 = 1,560 บาท

ถ้าไม่ปิดหรือปิดไม่ครบ เอกสารจะรับฟังเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะชำระอากรและเงินเพิ่มจนครบถ้วน ซื้อดวงอากรได้ที่ไปรษณีย์หรือสรรพากรพื้นที่

คำถามที่พบบ่อย

1. หนังสือรับสภาพหนี้ ผ่อนชำระ ต้องระบุอะไรบ้าง?
ต้องระบุยอดหนี้ทั้งหมด ยอดผ่อนต่องวด วันครบชำระของแต่ละงวด และข้อตกลงเร่งชำระเมื่อผิดนัด เช่น หากผิดนัดงวดใดงวดหนึ่งให้หนี้ที่เหลือทั้งหมดถึงกำหนดทันที หากขาดรายละเอียดข้อนี้ เจ้าหนี้จะเร่งเรียกหนี้ทั้งหมดก่อนครบจำนวนงวดไม่ได้

2. ใช้หนังสือรับสภาพหนี้กับหนี้เงินกู้ได้หรือไม่?
ได้ เพราะหนังสือรับสภาพหนี้ครอบคลุมหนี้เงินทุกประเภท ตราบใดที่หนี้นั้นยังมีอยู่จริง แต่ถ้ายังไม่เคยกู้หรือกำลังจะให้กู้ใหม่ ควรใช้สัญญากู้ยืมเงินเป็นหลักฐานการก่อหนี้แทน

3. มีแบบฟอร์มให้ดาวน์โหลดที่ไหน?
แม่แบบหนังสือรับสภาพหนี้ที่ถูกต้องตามกฎหมายสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของเราในส่วน “แม่แบบหนังสือรับสภาพหนี้” ทั้งในรูปแบบ PDF และ Word พร้อมคำแนะนำการกรอก

4. หนังสือรับสภาพหนี้ใช้ฟ้องศาลได้หรือไม่?
ใช้ฟ้องได้โดยแนบกับคำฟ้องในฐานะพยานหลักฐานที่แสดงว่าลูกหนี้รับสภาพหนี้และอายุความหยุดนับแล้ว ข้อสำคัญคือหนี้ต้องยังไม่ขาดอายุความก่อนวันที่ทำหนังสือ (หรือกรณีขาดอายุความมาแล้วไม่เกินหนึ่งปี ลูกหนี้อาจรับสภาพแล้วหนี้ฟื้นคืนได้ตาม ป.พ.พ.)

5. ต้องมีพยานหรือไม่?
กฎหมายไม่ได้บังคับ แต่การให้พยานลงชื่ออย่างน้อยหนึ่งคนช่วยยืนยันว่าลูกหนี้ลงนามจริงและป้องกันข้ออ้างเรื่องปลอมแปลงลายเซ็น

6. หากไม่ปิดอากรแสตมป์จะเป็นอย่างไร?
ศาลจะไม่รับฟังเอกสารเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่ง จนกว่าจะนำอากรพร้อมเงินเพิ่มไปชำระครบถ้วนตามประมวลรัษฎากร เมื่อดำเนินการภายหลังแล้ว เอกสารจะกลับมาใช้ได้ตามกฎหมาย

7. อายุความหนี้สะดุดหยุดลงอย่างไร?
ทันทีที่ลูกหนี้ลงชื่อในหนังสือรับสภาพหนี้และส่งมอบให้เจ้าหนี้ อายุความจะหยุดนับและเริ่มนับใหม่ตั้งแต่วันที่ระบุในหนังสือ โดยอายุความใหม่จะเท่ากับของหนี้ประเภทนั้น เช่น หนี้เงินกู้ 10 ปี หรือหนี้ค้าขาย 2 ปี

8. แตกต่างจากหนังสือทวงถามหนี้อย่างไร?
หนังสือทวงถามหนี้เป็นคำแจ้งเตือนจากเจ้าหนี้ไปยังลูกหนี้ ไม่ทำให้อายุความหยุดนับ ส่วนหนังสือรับสภาพหนี้เป็นเอกสารจากลูกหนี้ที่ยอมรับหนี้และทำให้อายุความหยุดนับทันที หากต้องการทั้งสองผล ควรให้ลูกหนี้ทำหนังสือรับสภาพหนี้ตอบกลับหลังจากได้รับทวงถาม

บทสรุป

ก่อนลงนามในหนังสือรับสภาพหนี้ ให้ตรวจสอบตามรายการต่อไปนี้ เพื่อให้เอกสารมีผลบังคับใช้ในชั้นศาลได้จริง

• วันที่ทำหนังสือชัดเจน ตรงกับวันที่ลงนามจริง
• ชื่อ-ที่อยู่ทั้งสองฝ่ายถูกต้องตามเอกสารราชการ
• จำนวนหนี้ระบุเป็นตัวเลขและตัวหนังสือ ระบุที่มาหนี้
• ข้อความรับสภาพหนี้ไม่มีเงื่อนไขคลุมเครือ
• เงื่อนไขผ่อนชำระ (ถ้ามี) ละเอียดและมีการเร่งชำระเมื่อผิดนัด
• ลายมือชื่อลูกหนี้ทำต่อหน้าพยานอย่างน้อยหนึ่งคน
• อากรแสตมป์ปิดครบถ้วนตามอัตรา

หากจุดใดตกหล่น แก้ไขให้เสร็จก่อนส่งมอบ เพื่อรักษาสิทธิและความมั่นใจว่าหนังสือรับสภาพหนี้จะปกป้องเจ้าหนี้ได้ตามเจตนารมณ์ของกฎหมาย