E-Meeting คืออะไร? วิธีการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องตามกฎหมาย พ.ศ. 2569

E-Meeting (e meet) คืออะไร? คู่มือการจัดประชุมออนไลน์ให้ถูกกฎหมาย

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ e meet (Electronic Meeting) คือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องอยู่สถานที่เดียวกัน ทุกกิจกรรม——การฟัง การอภิปราย การลงมติ การบันทึกผล——เกิดขึ้นผ่านระบบออนไลน์ องค์กรทุกประเภทสามารถเลือกใช้ e meet แทนการนัดพบจริงได้เมื่อต้องการลดข้อจำกัดด้านการเดินทางและเวลา สิ่งสำคัญคือการประชุมจะมีผลทางกฎหมายต่อเมื่อจัดตามหลักเกณฑ์ของพระราชบัญญัติว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2566 และข้อบังคับเฉพาะของนิติบุคคลนั้น

กฎหมายหลักที่กำกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

กฎหมายที่ควบคุมการประชุมออนไลน์ในประเทศไทยอย่างถาวรคือพระราชบัญญัติว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2566 ซึ่งมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 27 มิถุนายน 2566 (ประกาศในราชกิจจานุเบกษาเมื่อ 26 มิถุนายน 2566) กฎหมายฉบับนี้ยกเลิกพระราชกำหนดฉบับชั่วคราว (พ.ศ. 2563) ที่เคยรองรับสถานการณ์ฉุกเฉินอย่างสิ้นเชิง ผู้ใช้งานจึงต้องยึด พ.ร.บ. 2566 เป็นหลัก และการประชุมที่ปฏิบัติตามเงื่อนไขจะถือว่ามีผลเทียบเท่าการประชุมปกติตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์และกฎหมายเฉพาะอื่น

กฎหมายลำดับรองที่เกี่ยวข้อง

นอกจากกฎหมายหลัก ยังมีประกาศจากหน่วยงานกำกับ เช่น คณะกรรมการกำกับตลาดทุน กำหนดรายละเอียดเพิ่มสำหรับบริษัทจดทะเบียน อาทิ ข้อกำหนดเกี่ยวกับระบบที่ใช้และการบันทึกข้อมูล ผู้จัดประชุมจึงควรตรวจสอบเสมอว่าองค์กรตนอยู่ภายใต้กฎหมายลำดับรองเหล่านี้หรือไม่

หลักเกณฑ์และเงื่อนไขสำคัญที่ต้องปฏิบัติ

ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

ระบบต้องรองรับจำนวนผู้เข้าร่วมจริงได้โดยไม่ล่ม เสียงและภาพต้องคมชัด และมีฟังก์ชันที่จำเป็น เช่น ยกมือ ลงคะแนน บันทึก ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการทดสอบระบบด้วยผู้ใช้เพียงไม่กี่คนเมื่อเทียบกับปริมาณจริง การทดสอบด้วยภาระใกล้เคียงของจริงจึงสำคัญ ตารางด้านล่างช่วยเปรียบเทียบฟีเจอร์ที่กฎหมายให้ความสำคัญ

การระบุตัวตนผู้เข้าร่วม

ผู้จัดต้องยืนยันว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนคือผู้มีสิทธิจริง วิธีที่ยอมรับได้ เช่น แสดงบัตรประจำตัวผ่านกล้อง ใส่รหัสผ่านเฉพาะบุคคล หรือใช้ลิงก์ส่วนตัวที่ส่งทางอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ หลายองค์กรผิดพลาดโดยใช้เพียงชื่อเล่นบนจอ ทำให้ไม่สามารถพิสูจน์ตัวตนภายหลังได้ ซึ่งอาจเป็นเหตุให้มติถูกคัดค้าน ควรบันทึกหลักฐานการยืนยันตัวตนไว้ในรายงานการประชุมด้วย

การลงมติแบบเปิดเผยและลับ

ระบบต้องแยกคะแนนเสียงรายบุคคลในการออกเสียงเปิดเผย และต้องจัดการลงคะแนนลับที่ไม่เชื่อมโยงตัวผู้ลงคะแนนได้ ผู้จัดควรเลือกเครื่องมือที่รองรับ เช่น แบบสอบถามออนไลน์ที่ไม่เก็บอีเมล (Google Forms ตั้งค่าไม่เก็บอีเมล) หรือฟีเจอร์โพลใน Zoom ที่ตั้งเป็น Anonymous ถ้าองค์กรต้องลงมติลับบ่อย ควรทดสอบฟังก์ชันก่อนวันจริงและระบุวิธีการในหนังสือเชิญประชุมอย่างชัดเจน

การบันทึกหลักฐานการประชุม

กฎหมายกำหนดให้ต้องบันทึกเสียงหรือภาพการประชุมไว้เป็นหลักฐาน ระยะเวลาจัดเก็บขั้นต่ำขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร เช่น เอกสารทางบัญชีต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี ส่วนรายงานการประชุมของบริษัทต้องเก็บไม่น้อยกว่า 10 ปีตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1207 การเก็บบันทึกไว้หลายที่ (เช่น คลาวด์และฮาร์ดดิสก์) พร้อมสำรองอย่างสม่ำเสมอช่วยลดความเสี่ยงหากไฟล์เสียหาย

องค์ประชุมและการนับคะแนน

ผู้เข้าร่วมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์สามารถนับเป็นองค์ประชุมได้เทียบเท่าการมาประชุม ณ สถานที่จริง ตราบใดที่ข้อบังคับมิได้ห้ามไว้ การตรวจสอบองค์ประชุมให้ครบตามเกณฑ์ (เช่น ไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของกรรมการทั้งหมด) ควรทำก่อนเริ่มอภิปรายวาระแรก และหากสมาชิกหลุดจากระบบระหว่างประชุม ต้องยืนยันองค์ประชุมอีกครั้งก่อนลงมติสำคัญ

ความปลอดภัยของระบบ

เพื่อป้องกันบุคคลภายนอกแอบเข้าร่วมหรือข้อมูลรั่วไหล ระบบต้องมีมาตรการ เช่น รหัสผ่านคาดเดายาก ห้องรอ จำกัดสิทธิแชร์หน้าจอ และการเข้ารหัสระหว่างส่งข้อมูล ผู้จัดควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมอัปเดตแอปเป็นเวอร์ชันล่าสุด และเลือกใช้ระบบที่รองรับการเข้ารหัสแบบ end-to-end หากเป็นไปได้

ขั้นตอนการจัดประชุมทางไกลให้ถูกกฎหมาย

1. ตรวจสอบข้อบังคับของนิติบุคคลและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

เริ่มจากข้อบังคับบริษัทหรือสมาคม ว่าอนุญาตให้ประชุมออนไลน์หรือไม่ และมีเงื่อนไขพิเศษหรือไม่ เช่น บริษัทจดทะเบียนอาจต้องปฏิบัติตามคู่มือของ ก.ล.ต. ด้านการจัดประชุมผู้ถือหุ้น ข้อบังคับบางแห่งอาจบังคับให้มีสถานที่ประชุมจริงเป็นหลัก หากข้อบังคับห้ามใช้การประชุมออนไลน์ การดำเนินการ e meet อาจเป็นโมฆะ

2. เลือกระบบและเตรียมโครงสร้างพื้นฐาน

เลือกระบบที่ผ่านการทดสอบกับจำนวนผู้ใช้จริง มีความเสถียร และมีฟังก์ชันครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด ควรคำนึงถึงผู้เข้าร่วมที่อาจไม่เชี่ยวชาญเทคโนโลยี——ควรแนบคู่มือการใช้งานง่ายๆ ไปกับหนังสือเชิญประชุม

3. จัดทำและส่งหนังสือเชิญประชุมอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารเชิญประชุมต้องระบุวันเวลา ช่องทางเชื่อมต่อ (URL) รหัสผ่าน รายละเอียดการยืนยันตัวตน ระเบียบวาระ และคำแนะนำการใช้งาน ส่งล่วงหน้าอย่างน้อยตามที่ข้อบังคับกำหนด (เช่น 7 วันสำหรับการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น) ควรให้ผู้รับตอบรับเพื่อยืนยันความพร้อมทางเทคนิค

4. ทดสอบระบบและซักซ้อมคู่ขนาน

ก่อนวันประชุม ควรจัดให้มีการซ้อมระบบร่วมกับผู้เข้าร่วมบางส่วน โดยเฉพาะประธาน เลขานุการ และฝ่ายเทคนิค ทดสอบการเชื่อมต่อ การลงคะแนน และการบันทึก เพื่อระบุปัญหาล่วงหน้า และเตรียมแผนสำรองหากระบบหลักล่ม เช่น เปลี่ยนไปใช้โทรศัพท์ทางไกลหรือเลื่อนประชุม

5. ดำเนินการประชุมภายใต้การควบคุมของประธาน

ในวันประชุม ให้เปิดระบบก่อนเวลาเพื่อลงทะเบียนและตรวจสอบตัวตน ประธานแจ้งหลักเกณฑ์การออกเสียงและควบคุมลำดับวาระอย่างเคร่งครัด หากต้องพักการประชุมจากปัญหาเทคนิค ควรบันทึกช่วงเวลาที่หยุดและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบ การลงมติหลังระบบกลับมาใช้ได้ต้องยืนยันองค์ประชุมอีกครั้ง

6. จัดทำรายงานการประชุมและจัดเก็บหลักฐาน

หลังเลิกประชุม ให้จัดทำรายงานการประชุมที่ระบุว่าเป็นการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พร้อมแนบรายชื่อผู้เข้าร่วม หลักฐานการลงคะแนน และไฟล์บันทึกเสียงหรือภาพ เก็บรักษารายงานและไฟล์บันทึกตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด (อย่างน้อย 10 ปีสำหรับบริษัท) และให้หน่วยงานตรวจสอบได้

รายการตรวจสอบก่อนวันประชุม

เอกสารที่ต้องเตรียมและเก็บรักษา

รายการเอกสารสำคัญ

• หนังสือเชิญประชุมอิเล็กทรอนิกส์ – ระบุช่องทางเข้าใช้ ข้อกำหนดการระบุตัวตน และระเบียบวาระครบถ้วน
• รายงานการประชุม – บันทึกว่าประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จำนวนผู้เข้าร่วม และมติที่ได้
• หนังสือมอบฉันทะ (ถ้ามี) – ควรใช้แบบฟอร์มที่มีลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือหลักฐานการมอบฉันทะที่ชัดเจน เพื่อไม่ให้ถูกโต้แย้ง
• บันทึกการลงทะเบียนเข้าร่วม – รายชื่อ เวลาเข้า-ออก วิธีการยืนยันตัวตน
• ไฟล์บันทึกเสียงหรือภาพ – เก็บไว้เป็นหลักฐานชั้นต้นกรณีมีข้อพิพาท

เปรียบเทียบระหว่างการประชุมออนไลน์กับการประชุมปกติ

ตารางความแตกต่าง

สถานการณ์ที่เหมาะสมกับการใช้ประชุมออนไลน์

เมื่อใดควรเลือก e meet

• กรรมการหรือผู้ถือหุ้นกระจายอยู่ในหลายจังหวัดหรือต่างประเทศ
• สถานการณ์ฉุกเฉินที่การเดินทางไม่ปลอดภัยหรือเป็นไปไม่ได้
• องค์กรต้องการลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าสถานที่
• ข้อบังคับของนิติบุคคลเปิดช่องให้ใช้การประชุมออนไลน์อย่างชัดเจน

ข้อจำกัดที่ควรระวัง

• การประชุมบางประเภทตามกฎหมายเฉพาะอาจบังคับให้ประชุมในสถานที่จริงเท่านั้น
• หากผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยี การประชุมออนไลน์อาจก่อความสับสนและความเสี่ยงทางกฎหมาย
• ควรตรวจสอบข้อบังคับอย่างละเอียดว่าห้ามใช้ e meet โดยปริยายหรือไม่ เช่น สภานิติบุคคลบางแห่งกำหนดให้ต้องมีสถานที่จริง

ข้อควรระวังและความเสี่ยงทางกฎหมาย

ความเสี่ยงที่พบบ่อย

• ระบบล่มระหว่างลงมติ — หากยังบันทึกไม่ทัน มติที่กำลังดำเนินการอาจไม่สมบูรณ์ ควรมีแผนสำรองและหยุดประชุมทันทีเพื่อบันทึกสถานะ
• การระบุตัวตนไม่สมบูรณ์ — หากบุคคลไม่มีสิทธิสามารถเข้าร่วมและออกเสียงได้ มติที่ประชุมอาจถูกเพิกถอน
• ข้อมูลรั่วไหล — ถ้าระบบไม่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยเพียงพอ อาจนำไปสู่ความเสียหายแก่นิติบุคคลและผู้เข้าร่วม
• ข้อถกเถียงเรื่ององค์ประชุม — ก่อนเริ่มประชุมต้องยืนยันให้แน่ว่าผู้เข้าร่วมออนไลน์นับเป็นองค์ประชุมได้ ตามข้อบังคับ หากล่มแล้วสมาชิกหายไป ต้องตรวจสอบองค์ประชุมก่อนเดินหน้าต่อ

เพื่อลดความเสี่ยง ผู้จัดควรมีแผนสำรองสำเร็จรูป (เช่น สลับไปใช้โทรศัพท์ทางไกล) ตรวจสอบความปลอดภัยของระบบอย่างสม่ำเสมอ และบันทึกหลักฐานทุกขั้นตอน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบ e meet คืออะไร?
ระบบ e meet คือซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มที่ใช้จัดการประชุมออนไลน์ให้เป็นไปตามกฎหมาย เช่น Zoom, Google Meet หรือระบบภายในที่ออกแบบให้สอดคล้องกับมาตรฐานราชการหรือเอกชน โดยระบบต้องสามารถระบุตัวตน บันทึกเสียง/ภาพ และรองรับการลงคะแนนได้ ทั้งนี้ผู้จัดควรตรวจสอบว่าฟีเจอร์ที่ใช้ตอบโจทย์ข้อกำหนดทางกฎหมายครบถ้วนหรือไม่

พ.ร.ก. e-Meeting คืออะไร และยังมีผลบังคับใช้ในปี 2569 หรือไม่?
พ.ร.ก. e-Meeting พ.ศ. 2563 เป็นกฎหมายฉุกเฉินชั่วคราวที่ถูกยกเลิกไปแล้ว และไม่มีผลบังคับใช้แล้วในปี 2569 กฎหมายปัจจุบันคือ พ.ร.บ. ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2566 ซึ่งมีผลเป็นการถาวร ผู้ใช้งานจึงต้องยึดตามกฎหมายฉบับหลังนี้เท่านั้น

Google Meet ใช้ฟรีไหม และสามารถใช้ในการประชุม e meet ตามกฎหมายได้หรือไม่?
Google Meet มีรุ่นฟรีที่จำกัดเวลา 60 นาทีและฟีเจอร์บางอย่าง แต่หากฟังก์ชันขั้นพื้นฐานที่กฎหมายต้องการ เช่น การระบุตัวตนและการบันทึก ยังใช้งานได้ ก็สามารถใช้จัดการประชุมตามกฎหมายได้ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดควรทดสอบฟีเจอร์ของรุ่นฟรีก่อนว่าครบตามข้อกำหนดจริงหรือไม่ และเตรียมแผนสำรองหากรุ่นฟรีไม่เพียงพอ

การโทรผ่าน Google Meet ในการประชุม e meet สามารถทำได้หรือไม่ และมีผลทางกฎหมายอย่างไร?
ผู้เข้าร่วมอาจเชื่อมต่อด้วยเสียงอย่างเดียวได้ แต่การระบุตัวตนอาจไม่สมบูรณ์หากไม่มีการเปิดกล้องให้เห็นภาพ ซึ่งอาจทำให้การนับองค์ประชุมหรือการลงมติของบุคคลนั้นถูกคัดค้านได้ ข้อกำหนดนี้ควรระบุไว้ในหนังสือเชิญประชุมอย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกฝ่ายทราบล่วงหน้า

e meet ใช้ได้กับการประชุมคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้นเท่านั้น หรือใช้กับการประชุมประเภทอื่นได้ด้วย?
การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้กับการประชุมทุกประเภทของนิติบุคคลและหน่วยงานของรัฐ ไม่จำกัดเฉพาะคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้น เว้นแต่มีกฎหมายเฉพาะห้ามไว้ เช่น การประชุมที่ต้องกระทำต่อหน้าเจ้าหน้าที่อย่างเคร่งครัด ดังนั้นจึงครอบคลุมถึงห้างหุ้นส่วน สมาคม หรือคณะกรรมการชุดต่าง ๆ

หากไม่มีการบันทึกภาพหรือเสียงระหว่างการประชุม e meet จะทำให้การประชุมนั้นเป็นโมฆะหรือไม่?
การไม่มีบันทึกอาจไม่ทำให้มติเป็นโมฆะโดยอัตโนมัติ แต่หากเกิดข้อพิพาทจะไม่มีหลักฐานยืนยันการลงมติ ศาลอาจรับฟังพยานหลักฐานอื่นแทน แต่เพื่อความปลอดภัยควรหลีกเลี่ยงการละเลยการบันทึกโดยเด็ดขาด กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการบันทึกไว้เป็นหลักฐาน การไม่มีเลยจึงเป็นความเสี่ยงสูง

การลงมติลับในการประชุม e meet ดำเนินการอย่างไรให้ถูกต้องตามกฎหมาย?
การลงมติลับควรใช้ฟังก์ชันของระบบที่ออกแบบมาเพื่อการลงคะแนนแบบไม่ระบุชื่อ เช่น แบบสอบถามออนไลน์ที่ตั้งค่าไม่เก็บอีเมล หรือเครื่องมือโพลที่ไม่เชื่อมโยงคะแนนกับตัวบุคคล ผู้จัดต้องแจ้งวิธีการลงมติให้ที่ประชุมทราบก่อนเริ่ม และควรทดสอบฟังก์ชันลับระหว่างการซ้อมระบบ

หากเกิดปัญหาเทคนิคระหว่างการประชุม e meet เช่น ระบบล่ม จะมีผลต่อมติที่ลงไปแล้วหรือไม่?
มติที่ลงไปแล้วก่อนระบบล่ม โดยทั่วไปยังคงมีผลสมบูรณ์ หากมีการบันทึกหลักฐานไว้ทัน แต่มติที่กำลังดำเนินการหรือยังไม่ทันลงจะถือว่าไม่เสร็จสิ้น หากจำเป็นต้องเลื่อนการประชุม ควรดำเนินการภายใต้แผนสำรองที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบถึงผลกระทบ

---

ผู้ใช้งานอาจใช้แนวทางข้างต้นเพื่อประเมินการจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้สอดคล้องกับกฎหมาย และควรศึกษาข้อบังคับเฉพาะขององค์กรควบคู่กันไปเสมอ