แบบฟอร์มขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ (Work Form) คืออะไร

แบบฟอร์มขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ หรือที่นิยมเรียกทับศัพท์ว่า Work Form คือ หนังสือที่ลูกจ้างใช้ขออนุญาตจากนายจ้างหรือหัวหน้างาน เพื่อปฏิบัติงานนอกสถานประกอบกิจการตามปกติเป็นการชั่วคราว ไม่ว่าจะเป็น ณ ที่บ้าน สถานที่ของลูกค้า หรือสถานที่อื่นใด Work Form อาจเป็นเอกสารเดี่ยวที่ยื่นครั้งคราว หรือเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการทำงานที่บ้านที่องค์กรกำหนดไว้ล่วงหน้า เอกสารนี้ใช้บันทึกข้อตกลงเกี่ยวกับสถานที่ทำงานชั่วคราว และเป็นหลักฐานประกอบการตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่หรือการคำนวณค่าตอบแทน

ประเภทของเอกสารขอปฏิบัติงานนอกสถานที่

เอกสารกลุ่มนี้แบ่งได้เป็น 2 ชนิดหลัก ได้แก่ (1) นโยบายการทำงานที่บ้าน (Work from Home Policy) และ (2) ใบขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ (Off‑site Work Request Form) ซึ่งต่างกันทั้งวัตถุประสงค์ ระยะเวลา และกระบวนการอนุมัติ

1. นโยบายการทำงานที่บ้าน (Work from Home Policy)

นโยบายการทำงานที่บ้านกำหนดกรอบการทำงานนอกสถานที่แบบถาวรหรือกึ่งถาวร มักระบุคุณสมบัติของลูกจ้างที่เข้าเกณฑ์ เช่น ตำแหน่งที่สามารถทำงานทางไกลได้ ระยะเวลาที่อนุญาตต่อสัปดาห์ มาตรการความปลอดภัยข้อมูล (เช่น การใช้ VPN) อุปกรณ์ที่บริษัทจัดให้ และเงื่อนไขการยกเลิก ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้จัดทำ และลูกจ้างทุกคนที่เข้าเกณฑ์ต้องปฏิบัติตาม นโยบายนี้มีผลเป็นข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างตามกฎหมายแรงงาน

2. ใบขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ (Off‑site Work Request Form)

Work Form ชนิดนี้ใช้สำหรับการขออนุญาตครั้งคราว เมื่อลูกจ้างมีเหตุต้องทำงานนอกสถานที่เพียงช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยระบุวัน เวลา สถานที่ และเหตุผลประกอบ หากไม่ได้รับอนุมัติ ลูกจ้างอาจถูกถือว่าขาดงานและต้องรับผิดในผลที่เกิดขึ้น หากองค์กรมีนโยบาย Work from Home อยู่แล้ว การขอครั้งเดียวอาจใช้แบบฟอร์มแนบท้ายนโยบายนั้นได้

ตารางเปรียบเทียบเอกสารทั้งสองประเภท

การนำไปใช้: ขั้นตอนและข้อควรปฏิบัติ

การนำ Work Form ไปใช้ประกอบด้วยขั้นตอนสำคัญที่ลูกจ้างและหัวหน้างานควรปฏิบัติให้ถูกต้อง

ก่อนยื่นคำขอ: เตรียมข้อมูลให้ครบ

ลูกจ้างควรตรวจสอบนโยบายขององค์กรก่อนว่า มีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ต้องใช้หรือไม่ จากนั้นกรอกข้อมูลส่วนตัวอย่างครบถ้วน ได้แก่ ชื่อ-สกุล ตำแหน่ง วันที่ยื่นคำขอ วันที่และสถานที่ที่จะปฏิบัติงานนอกสถานที่ เหตุผลความจำเป็นที่ชัดเจน (เช่น ต้องเฝ้าดูแลบุตรที่ป่วย หรือเดินทางไปพบลูกค้า) และลงลายมือชื่อผู้ขอ ถ้ามีเอกสารสนับสนุน เช่น ใบรับรองแพทย์ หรือหนังสือเชิญประชุม ให้แนบประกอบเพื่อทำให้คำขอสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการยื่นและอนุมัติ

หัวหน้างานหรือผู้มีอำนาจจะพิจารณาความเหมาะสม โดยดูว่างานในวันดังกล่าวสามารถปฏิบัติทางไกลได้จริงหรือไม่ ลูกจ้างมีอุปกรณ์และมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลเพียงพอหรือไม่ หากมีนโยบาย Work from Home รองรับ การอนุมัติจะทำตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้แล้ว หัวหน้าจะลงความเห็นและลงลายมือชื่อ พร้อมระบุวันที่อนุมัติหรือไม่อนุมัติตามแบบฟอร์ม

หลังได้รับอนุมัติ: การจัดเก็บและผลทางกฎหมาย

เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว นายจ้างและลูกจ้างควรเก็บสำเนา Work Form ไว้เป็นหลักฐานทั้งสองฝ่าย นายจ้างอาจใช้ข้อมูลดังกล่าวประกอบการบันทึกเวลาเข้างานหรือคำนวณค่าล่วงเวลา ส่วนลูกจ้างสามารถใช้เป็นหลักฐานแสดงว่าตนได้รับอนุญาตให้ทำงานนอกสถานที่อย่างถูกต้อง การอนุมัติงานนอกสถานที่ไม่ทำให้สภาพการจ้างเปลี่ยนแปลง เว้นแต่คู่สัญญาจะตกลงเป็นอย่างอื่น ลูกจ้างยังคงมีหน้าที่เช่นเดียวกับการทำงานในสถานประกอบกิจการ เช่น การรักษาความลับ การปฏิบัติตามคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายของนายจ้าง และการใช้อุปกรณ์ตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย

ตัวอย่างเอกสารแบบฟอร์มขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ (พร้อมคำอธิบาย)

ด้านล่างเป็นตัวอย่าง Work Form ที่กรอกข้อมูลสมบูรณ์ โดยมีนายสมชาย สุขสันต์ เป็นผู้ขอ

-------------------------------------------------------
        ใบขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ (WORK FORM)
-------------------------------------------------------
บริษัท ไทยธุรกิจ จำกัด
วันที่ยื่นคำขอ: 1 มีนาคม 2569
-------------------------------------------------------
ส่วนที่ 1: ข้อมูลลูกจ้างผู้ขอ
   ชื่อ-สกุล: นายสมชาย สุขสันต์
   ตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่ระบบเครือข่ายอาวุโส
   ฝ่าย/แผนก: เทคโนโลยีสารสนเทศ
-------------------------------------------------------
ส่วนที่ 2: รายละเอียดการขอนอกสถานที่
   วันที่ขอปฏิบัติงานนอกสถานที่:
     2 มีนาคม 2569 ถึง 3 มีนาคม 2569 (รวม 2 วัน)
   สถานที่ปฏิบัติงาน: บ้านเลขที่ 88/2 ซอยสุทธิสาร ถนนวิภาวดีรังสิต
                     แขวงดินแดง เขตดินแดง กรุงเทพมหานคร 10400
   เหตุผล: มีความจำเป็นต้องเฝ้าดูแลบุตรที่ป่วยและไม่สามารถฝากสถานรับเลี้ยงเด็กได้
           ระหว่างนี้จะปฏิบัติงานผ่าน VPN และประชุมออนไลน์ตามปกติ
   เอกสารประกอบ (ถ้ามี): ใบรับรองแพทย์ของบุตร (เอกสารแนบ 1)
-------------------------------------------------------
ส่วนที่ 3: การอนุมัติ
   ความเห็นหัวหน้างาน:
     อนุมัติ เนื่องจากงานสามารถดำเนินการทางไกลได้ และลูกจ้างมีอุปกรณ์ครบ
     ลายเซ็น: ลงชื่อ นางสาววิภา มั่นคง
     ตำแหน่ง: ผู้จัดการแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ
     วันที่อนุมัติ: 1 มีนาคม 2569
   [ X ] อนุมัติ    [  ] ไม่อนุมัติ
   (กรณีไม่อนุมัติระบุเหตุผล) ...............................................................
-------------------------------------------------------
ลายเซ็นผู้ขอ: ลงชื่อ นายสมชาย สุขสันต์
-------------------------------------------------------

คำอธิบายแต่ละส่วนของ Work Form

• วันที่ยื่นคำขอ : ใส่วันที่ยื่นจริง เพื่อใช้ลำดับเรื่องและอ้างอิงเวลา
• ข้อมูลลูกจ้าง : ระบุชื่อ ตำแหน่ง และฝ่ายให้ชัดเจน สะดวกต่อการอนุมัติและรวบรวมสถิติ
• วันที่ขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ : ลงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดให้แน่นอน ถ้าขอล่วงหน้าหลายวันควรแจ้งตามแนวทางบริษัท
• สถานที่ปฏิบัติงาน : ระบุที่อยู่ให้ครบถ้วน ชัดเจน เพราะนายจ้างอาจต้องติดต่อหรือจัดส่งเอกสาร ทั้งยังใช้ในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน
• เหตุผล : ระบุเหตุผลจริงโดยสังเขป หากเป็นเรื่องส่วนตัวก็ระบุได้ แต่นายจ้างอาจขอรายละเอียดเพิ่มเติม
• เอกสารประกอบ : ไม่จำเป็นเสมอไป แต่หากมีเอกสารสนับสนุน (เช่น ใบรับรองแพทย์) จะช่วยให้คำขอได้รับอนุมัติง่ายขึ้น
• การอนุมัติ : ผู้มีอำนาจลงความเห็นสั้น ๆ และลงลายมือชื่อ พร้อมทำเครื่องหมายในช่องอนุมัติ/ไม่อนุมัติ หากไม่อนุมัติควรระบุเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษร
• ลายเซ็นผู้ขอ : ลูกจ้างต้องลงชื่อกำกับเพื่อยืนยันความถูกต้อง และยอมรับผลการอนุมัติ

ข้อควรระวัง : การไม่ระบุวันที่หรือสถานที่ให้ชัดเจนอาจทำให้ Work Form ไม่สมบูรณ์ และไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานว่าลูกจ้างได้รับอนุญาตให้ไม่อยู่ ณ สถานประกอบกิจการ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการขอปฏิบัติงานนอกสถานที่

ผู้ใช้งานมักพบปัญหาจากจุดเล็ก ๆ ที่ทำให้คำขอถูกตีกลับหรือไม่มีผลทางกฎหมาย ด้านล่างเป็นข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อย พร้อมแนวทางแก้ไขที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที

ตารางข้อผิดพลาดและแนวทางแก้ไข

สถานการณ์ตัวอย่างที่ควรระวัง

พนักงานคนหนึ่งขอปฏิบัติงานที่บ้านเพื่อดูแลบุตรที่ป่วย แต่ไม่ได้แนบใบรับรองแพทย์ ทั้งที่คู่มือพนักงานกำหนดให้ต้องแนบเมื่อลาหรือขอทำงานนอกสถานที่ด้วยเหตุผลด้านสุขภาพของผู้อยู่ในอุปการะ ฝ่ายบุคคลปฏิเสธคำขอและให้พนักงานมาทำงานตามปกติ หรือยื่นใหม่ให้ถูกต้อง มิฉะนั้นจะถือว่าขาดงาน ดังนั้น การอ่านคู่มือและเตรียมเอกสารสนับสนุนจะช่วยให้ Work Form ได้รับอนุมัติโดยไม่มีปัญหา

การเปรียบเทียบกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง

Work Form มีความใกล้เคียงกับเอกสารแรงงานอื่นบางประเภท แต่ขอบเขตและผลทางกฎหมายต่างกันอย่างชัดเจน

ผู้ใช้งานควรเลือกใช้ สัญญาจ้างแรงงาน หากต้องการกำหนดเงื่อนไขการทำงานนอกสถานที่เป็นการถาวรตั้งแต่เริ่มจ้าง หรือใช้ นโยบายการทำงานที่บ้าน หากต้องการครอบคลุมการทำงานทางไกลพร้อมกฎด้านความปลอดภัยข้อมูล ส่วน Work Form จะเป็นเครื่องมือขออนุญาตครั้งคราวภายใต้กรอบนโยบายนั้น

แผนผังการตัดสินใจ: เลือกใช้เอกสารใดในกรณีใด

• หากองค์กรต้องการกำหนดหลักเกณฑ์ถาวรว่าลูกจ้างกลุ่มใดทำงานนอกสถานที่ได้ ด้วยเงื่อนไขใด → ใช้ นโยบายการทำงานที่บ้าน
• หากลูกจ้างมีเหตุจำเป็นต้องทำงานนอกสถานที่เพียงบางวัน และองค์กร ไม่มีนโยบาย WFH → ใช้ Work Form แบบครั้งคราว
• หากองค์กรมีนโยบาย Hybrid Work แล้ว ลูกจ้างทำงานที่บ้านประจำ แต่ต้องการเปลี่ยนวันหรือสถานที่ในรอบนั้น → ใช้ Work Form ขออนุญาตเป็นการเฉพาะ
• หากลูกจ้างทำงานนอกสถานที่ 100% Remote โดยระบุในสัญญาจ้าง → สัญญาจ้างแรงงานเป็นเอกสารหลัก ส่วน Work Form อาจใช้เมื่อจะเปลี่ยนสถานที่จากที่อยู่ที่ระบุในสัญญา

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. Work from Home เขียนแบบฟอร์มอย่างไร?
ลูกจ้างต้องกรอกข้อมูลใน Work Form ให้ครบถ้วนตามแบบที่องค์กรกำหนด โดยระบุวันที่และสถานที่ที่แน่นอน เหตุผลที่จำเป็น และลงลายมือชื่อ จากนั้นยื่นให้หัวหน้างานหรือผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติ หากองค์กรมีแบบฟอร์มมาตรฐาน ให้กรอกตามช่องที่กำหนดและแนบเอกสารประกอบ (ถ้ามี) เพื่อให้คำขอสมบูรณ์

2. นโยบาย Work from Home มีอะไรบ้าง และรูปแบบการทำงานมีกี่แบบ?
นโยบาย Work from Home โดยทั่วไปประกอบด้วยคุณสมบัติของพนักงานที่มีสิทธิ์ จำนวนวันที่ขอได้ต่อสัปดาห์หรือเดือน มาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูล อุปกรณ์ที่ใช้งาน ขั้นตอนการขอและอนุมัติ การรายงานผล และเงื่อนไขการยกเลิก ส่วนรูปแบบการทำงานนอกสถานที่หลักมีสามแบบ ได้แก่ การทำงานที่บ้านเต็มเวลา (Fully Remote) การทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid Work) ที่เข้าสำนักงานบางวันและทำงานที่บ้านบางวัน และการทำงานนอกสถานที่ชั่วคราวตามคำขอเป็นครั้งคราว

3. นายจ้างจะบังคับให้ลูกจ้างทำงานนอกสถานที่ได้หรือไม่?
ไม่ได้ การเปลี่ยนสถานที่ทำงานนอกเหนือจากที่ตกลงในสัญญาถือเป็นการเปลี่ยนแปลงสภาพการจ้าง ซึ่งต้องได้รับความยินยอมจากลูกจ้างก่อน เว้นแต่มีข้อตกลงล่วงหน้าในสัญญาหรือข้อบังคับการทำงาน หรือเป็นกรณีฉุกเฉินตามที่กฎหมายกำหนด นายจ้างจึงทำได้เพียงขอความร่วมมือ แต่ไม่อาจบังคับได้ตามอำเภอใจ

4. หากไม่ได้รับอนุญาตให้ทำงานนอกสถานที่ แต่ลูกจ้างไม่มาทำงาน จะถือว่าขาดงานหรือไม่?
ใช่ หากลูกจ้างไม่มาทำงาน ณ สถานประกอบกิจการตามปกติและไม่ได้รับอนุญาตอย่างถูกต้อง อาจถือว่าเป็นการขาดงานโดยไม่มีเหตุอันสมควร นายจ้างอาจใช้เป็นเหตุในการดำเนินการทางวินัยหรือบอกเลิกสัญญาจ้างได้ ทั้งนี้ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายแรงงานกำหนด

5. การทำงาน Work from Home ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง?
นอกจาก Work Form สำหรับขอครั้งคราว องค์กรควรมีนโยบายการทำงานที่บ้านที่ระบุหลักเกณฑ์และเงื่อนไขอย่างชัดเจน รวมถึงข้อตกลงเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้อุปกรณ์และมาตรการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) และนโยบายความปลอดภัยด้านไอทีของบริษัท

6. ลายเซ็นดิจิทัลสามารถใช้กับใบขอปฏิบัติงานนอกสถานที่ได้หรือไม่?
ได้ ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้อาจมีผลเทียบเท่าการลงลายมือชื่อ หากระบบสามารถระบุตัวบุคคลและแสดงเจตนาได้ แต่หลายองค์กรยังต้องการลายเซ็นจริงเพื่อป้องกันข้อโต้แย้ง ผู้ใช้งานควรตรวจสอบนโยบายภายในขององค์กรก่อนใช้ลายเซ็นดิจิทัลใน Work Form

ข้อควรทราบเพิ่มเติมและแนวโน้มในปี 2569

ในปี 2569 การบังคับใช้ PDPA อย่างเข้มข้นทำให้นโยบายการทำงานที่บ้านต้องระบุมาตรการคุ้มครองข้อมูลของลูกจ้างและบุคคลภายนอกอย่างชัดเจน เช่น ห้ามเก็บข้อมูลลูกค้าในอุปกรณ์ส่วนตัว หรือกำหนดขั้นตอนเข้ารหัสข้อมูลเมื่อทำงานทางไกล การจัดทำ Work Form ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และอนุมัติผ่านระบบออนไลน์มีแนวโน้มเพิ่มขึ้น โดยลายเซ็นดิจิทัลที่ผ่านการรับรองจะได้รับความยอมรับมากขึ้นในภาคเอกชน

ข้อแนะนำเชิงปฏิบัติ

• ตรวจสอบว่านโยบายภายในขององค์กรมีข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
• หากใช้ Work Form แบบดิจิทัล ควรเลือกแพลตฟอร์มที่สามารถบันทึกประวัติการอนุมัติและป้องกันการแก้ไขย้อนหลังได้
• แม้จะมีแนวโน้มดิจิทัล ลูกจ้างควรเก็บสำเนาเอกสารที่ได้รับอนุมัติไว้อย่างน้อยตามระยะเวลาตามกฎหมายหรือข้อบังคับแรงงาน เพื่อให้สามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง