หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Confirmation Letter) คืออะไร? – แบบฟอร์ม ตัวอย่าง และคำแนะนำ

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ หนังสือยืนยันเงินเดือน (Salary Confirmation Letter) คือ หนังสือที่นายจ้างออกให้แก่ลูกจ้างเพื่อยืนยันอัตราเงินเดือน รายได้อื่น (ถ้ามี) และสถานภาพการจ้างงานในปัจจุบัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นหลักฐานแสดงรายได้ต่อบุคคลภายนอก เช่น สถาบันการเงิน (ธนาคารพาณิชย์ บริษัทไฟแนนซ์) หรือหน่วยงานราชการ (สถานทูต สถานกงสุล กรมการจัดหางาน)

หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารทางปกครองขององค์กร (Administrative Document) มิใช่นิติกรรมสัญญา (Juristic Act) ที่ก่อสิทธิหรือหน้าที่ตามกฎหมายโดยตรง หนังสือดังกล่าวมีผลในทางข้อเท็จจริงในฐานะตราสาร (Instrument) ที่บุคคลภายนอกอาจใช้ประกอบการพิจารณาความน่าเชื่อถือทางการเงินของผู้ขอ การออกหนังสือจึงเป็นการแสดงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสภาพการจ้าง (Employment Status) และรายได้พึงประเมิน (Assessable Income) ณ วันที่ออกหนังสือเท่านั้น นายจ้างโดยทั่วไปย่อมมีดุลพินิจในการออกหรือไม่ออกหนังสือดังกล่าว เว้นแต่จะมีข้อตกลงในสัญญาจ้างแรงงานหรือข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น

ประเภทและรูปแบบของหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนไม่มีรูปแบบที่กฎหมายกำหนดตายตัว (No Prescribed Form) โดยทั่วไปอาจแบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งานและระดับรายละเอียดของข้อมูลที่ระบุ ดังต่อไปนี้

• แบบทั่วไป (General Format) ระบุเพียง ตำแหน่งงาน อัตราเงินเดือนพื้นฐาน และวันที่เริ่มงาน เหมาะสำหรับการยื่นเป็นหลักฐานทั่วไปที่มิได้มีข้อกำหนดเฉพาะเจาะจงจากผู้รับ
• แบบละเอียด (Detailed Format) ระบุรายได้รวม (Gross Income) ซึ่งอาจรวมถึงค่าล่วงเวลา (Overtime Pay) เบี้ยเลี้ยง (Allowance) ค่าครองชีพ (Cost of Living Allowance) โบนัส (Bonus) และรายการหักต่าง ๆ (Deductions) เช่น ภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) เงินสมทบกองทุนประกันสังคม (Social Security Contribution) และรายได้สุทธิ (Net Income) คงเหลือ
• แบบสำหรับสถาบันการเงิน (Bank-Specific Format) มักต้องระบุรายได้เฉลี่ยย้อนหลัง (Average Income) 3–6 เดือน หรือระยะเวลาการจ้างงานทั้งหมด (Total Length of Service) และอาจต้องแนบสลิปเงินเดือน (Payslip) ประกอบด้วย
• แบบสำหรับยื่นวีซ่า (Visa-Supporting Format) มักต้องระบุวัตถุประสงค์การเดินทาง ระยะเวลาการจ้างงานต่อเนื่อง (Continuous Employment Period) และการรับรองว่าลูกจ้างจะกลับเข้าทำงานภายหลังการเดินทาง (ถ้ามี)

ผู้ใช้งานควรตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของหน่วยงานผู้รับเอกสาร (เช่น แบบฟอร์มเฉพาะของธนาคาร หรือรายการข้อมูลที่สถานทูตกำหนด) ก่อนเลือกใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง อย่างไรก็ดี แม้จะใช้รูปแบบใดก็ตาม ข้อมูลที่ระบุในหนังสือรับรองเงินเดือนต้องเป็นความจริงและสอดคล้องกับข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสภาพการจ้างเสมอ

ความสำคัญและวัตถุประสงค์การใช้งาน

ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนอยู่ที่การแสดงความสามารถทางการเงิน (Financial Capability) และความมั่นคงของรายได้ของลูกจ้างให้บุคคลภายนอกใช้ประเมินความน่าเชื่อถือ (Creditworthiness) โดยทั่วไปอาจใช้ในกรณีดังต่อไปนี้

• การขอสินเชื่อ (Loan Application) ทั้งสินเชื่อที่อยู่อาศัย (Home Loan) สินเชื่อส่วนบุคคล (Personal Loan) หรือบัตรเครดิต (Credit Card) เพื่อยืนยันว่าผู้ขอมีรายได้เพียงพอต่อการผ่อนชำระหนี้ (Debt Servicing Capacity)
• การยื่นขอวีซ่าเดินทาง (Visa Application) โดยเฉพาะวีซ่าเชงเก้น (Schengen Visa) หรือวีซ่าประเทศที่กำหนดให้ต้องแสดงหลักฐานรายได้ เพื่อให้สถานทูตหรือสถานกงสุลใช้ตรวจสอบคุณสมบัติ (Qualification Screening) ของผู้ขอ
• การทำสัญญาเช่าที่พัก (Lease Agreement) เพื่อให้ผู้ให้เช่า (Lessor) มั่นใจว่าผู้เช่า (Lessee) มีรายได้ประจำเพียงพอตลอดอายุสัญญาเช่า
• การสมัครงานใหม่ (Job Application) เพื่อยืนยันประวัติรายได้และตำแหน่งงานก่อนหน้า ให้แก่นายจ้างใหม่ใช้ประเมินอัตราค่าจ้าง

ผู้ใช้งานควรทราบว่าหนังสือรับรองเงินเดือนมิใช่หลักฐานทางบัญชี (Accounting Record) แต่เป็นคำรับรองฝ่ายเดียวจากนายจ้าง ซึ่งผู้รับอาจใช้เป็นเพียงส่วนหนึ่งในกระบวนการตรวจสอบ (Due Diligence) และอาจขอเอกสารประกอบอื่นเพิ่มเติมแล้วแต่กรณี

ใครเกี่ยวข้องบ้างในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน

ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนฉบับหนึ่ง โดยทั่วไปมีบุคคลที่เกี่ยวข้องดังต่อไปนี้

• นายจ้าง (Employer) หรือผู้รับมอบอำนาจ (Authorized Representative) เช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคล (HR Manager) หรือผู้จัดการทั่วไป (General Manager) เป็นผู้ออกหนังสือ ลงลายมือชื่อ และประทับตราบริษัท (Company Seal) (ถ้ามี) ในฐานะผู้รับรอง (Certifier) ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการจ้างงาน
• ลูกจ้าง (Employee) เป็นผู้ร้องขอหนังสือรับรองตามวัตถุประสงค์ของตน โดยต้องแจ้งวัตถุประสงค์การนำไปใช้ให้ชัดเจน เพื่อให้นายจ้างออกหนังสือได้ถูกต้องตรงตามความต้องการของหน่วยงานผู้รับ
• บุคคลภายนอก (Third Party) เช่น สถาบันการเงิน สถานทูต หรือผู้ให้เช่า เป็นผู้รับเอกสารและใช้ข้อมูลตามที่ได้รับรองเพื่อประกอบการพิจารณาในขั้นตอนของตนต่อไป

นายจ้างควรกำหนดขั้นตอนและผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือรับรองเงินเดือนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในระเบียบภายใน (Internal Policy) เพื่อให้การออกหนังสือเป็นไปในแนวทางเดียวกันและสามารถตรวจสอบได้

องค์ประกอบสำคัญที่ต้องระบุในหนังสือรับรองเงินเดือน

โดยทั่วไปหนังสือรับรองเงินเดือนควรประกอบด้วยรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้

1. หัวจดหมายของบริษัท (Company Letterhead) ซึ่งแสดงชื่อนิติบุคคล ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของนายจ้าง
2. วันที่ออกหนังสือ (Date of Issuance) ซึ่งเป็นสำคัญในการกำหนดอายุของหนังสือ
3. ชื่อ-นามสกุล (Full Name) และตำแหน่งงาน (Job Title) ของลูกจ้าง
4. วันที่เริ่มงาน (Date of Commencement) และ/หรือระยะเวลาที่ทำงาน (Length of Service)
5. อัตราเงินเดือนปัจจุบัน (Current Monthly Salary) และรายได้เสริม (Supplementary Income) เช่น ค่าครองชีพ ค่าภาษี ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าล่วงเวลา เบี้ยขยัน (ถ้ามี)
6. วัตถุประสงค์การออกหนังสือ (Purpose of Issuance) เช่น “เพื่อยื่นประกอบการขอสินเชื่อที่อยู่อาศัยกับธนาคารกรุงไทย” หรือ “เพื่อยื่นประกอบคำร้องขอวีซ่าเชงเก้น” การระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนจะช่วยป้องกันการนำหนังสือไปใช้ผิดวัตถุประสงค์
7. ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ (Authorized Signature) พร้อมชื่อตัวบรรจงและตำแหน่ง และตราประทับบริษัท (Company Seal) (ถ้ามี) รวมถึงข้อมูลติดต่อของผู้รับรองเพื่อให้ผู้รับสามารถตรวจสอบกลับได้

หากหนังสือรับรองเงินเดือนออกเพื่อสถาบันการเงินโดยเฉพาะ ควรตรวจสอบว่าธนาคารผู้รับมีแบบฟอร์มเฉพาะหรือข้อกำหนดเพิ่มเติมหรือไม่ อย่างไรก็ดี การระบุข้อมูลในหนังสือควรจำกัดอยู่เพียงเท่าที่จำเป็นแก่การบรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยไม่ระบุข้อมูลส่วนบุคคลเกินสมควร

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนที่กรอกข้อมูลแล้ว

ด้านล่างเป็นตัวอย่างข้อความในหนังสือรับรองเงินเดือนที่กรอกข้อมูลสมมติขึ้นเพื่อประโยชน์ในการอธิบาย โดยใช้ชื่อบุคคล นิติบุคคล และรายละเอียดที่แต่งขึ้นทั้งสิ้น

---

บริษัท ตัวอย่าง จำกัด 888 ถนนรัชดาภิเษก แขวงดินแดง เขตดินแดง กรุงเทพมหานคร 10400 โทรศัพท์: 0-2111-2222

หนังสือรับรองเงินเดือน

วันที่ 12 มกราคม 2569

เรื่อง การรับรองสถานภาพการทำงานและอัตราเงินเดือน เรียน ผู้จัดการธนาคารกรุงไทย สาขาสยามสแควร์

ด้วยข้าพเจ้า นายปรีชา สุขสมบูรณ์ ตำแหน่ง ผู้จัดการทั่วไป บริษัท ตัวอย่าง จำกัด ขอรับรองว่า นายสมชาย ใจดี เป็นพนักงานของบริษัทตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2563 จนถึงปัจจุบัน โดยดำรงตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายขาย ได้รับเงินเดือนในอัตราเดือนละ 85,000 บาท (แปดหมื่นห้าพันบาทถ้วน) และมีรายได้ค่าคอมมิชชั่นเฉลี่ยย้อนหลัง 6 เดือนประมาณเดือนละ 15,000 บาท (หนึ่งหมื่นห้าพันบาทถ้วน)

หนังสือรับรองฉบับนี้ออกให้เพื่อนำไปประกอบการยื่นขอสินเชื่อที่อยู่อาศัยกับธนาคารของท่านเท่านั้น หากมีข้อสงสัยประการใดสามารถติดต่อข้าพเจ้าได้ตามที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ข้างต้น

ขอแสดงความนับถือ

(ลงชื่อ) (นายปรีชา สุขสมบูรณ์) ผู้จัดการทั่วไป

[ประทับตราบริษัท]

ข้อควรระวังในการกรอกข้อมูล มีดังนี้

1. ตัวเลขเงินเดือนและวันที่ต้องตรงกับข้อเท็จจริงตามสัญญาจ้างและบัญชีเงินเดือน
2. การระบุวัตถุประสงค์ควรระบุชื่อผู้รับหรือหน่วยงานให้เจาะจง
3. ผู้ลงนามต้องเป็นผู้มีอำนาจตามหนังสือมอบอำนาจของบริษัท
4. การส่งมอบหนังสือซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกจ้างให้แก่บุคคลภายนอก นายจ้างควรได้รับความยินยอมจากลูกจ้างตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) เสียก่อน หรือมีฐานทางกฎหมายอื่นรองรับ
5. ไม่ควรระบุข้อมูลเกินความจำเป็น เช่น เลขบัตรประจำตัวประชาชน หรือข้อมูลครอบครัว เว้นแต่หน่วยงานผู้รับกำหนดไว้โดยชัดแจ้ง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน

ข้อผิดพลาดที่อาจทำให้หนังสือรับรองเงินเดือนขาดความน่าเชื่อถือหรือถูกปฏิเสธจากผู้รับ โดยทั่วไป ได้แก่

1. ข้อมูลไม่ถูกต้อง (Inaccurate Information) อันเกิดจากการระบุอัตราเงินเดือน ตำแหน่งงาน หรือวันเริ่มงานคลาดเคลื่อนจากข้อเท็จจริง ซึ่งอาจทำให้ผู้รับเข้าใจผิดหรือสงสัยในความน่าเชื่อถือของนายจ้าง
2. ขาดลายมือชื่อผู้มีอำนาจ (Missing Authorized Signature) หรือลงนามโดยบุคคลที่ไม่มีอำนาจตามระเบียบภายใน หนังสือที่ไม่มีลายมือชื่อย่อมไม่มีสภาพเป็นคำรับรอง
3. ไม่ใช้หัวจดหมายบริษัทหรือตราประทับ (Missing Letterhead or Seal) เมื่อบริษัทได้มีหัวจดหมายและตราประทับไว้ใช้ในกิจการ การออกหนังสือโดยไม่ใช้สิ่งเหล่านี้อาจทำให้ผู้รับสงสัยในที่มาของเอกสาร
4. วัตถุประสงค์ไม่ชัดเจน (Vague Purpose) หรือมิได้ระบุวัตถุประสงค์เลย ทำให้ไม่สามารถจำกัดขอบเขตการนำไปใช้ซึ่งอาจเกิดการนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ได้
5. ใช้รูปแบบส่วนบุคคล (Unofficial Format) โดยไม่มีที่มาที่น่าเชื่อถือ เช่น การพิมพ์บนกระดาษเปล่าโดยไม่มีจดหมายนำ
6. การปลอมแปลงเอกสาร (Document Forgery) ซึ่งเป็นความผิดทางอาญาฐานปลอมเอกสารและใช้เอกสารปลอมตามที่กำหนดในประมวลกฎหมายอาญา (Criminal Code) และอาจมีความรับผิดทางแพ่งแก่ผู้เสียหายอีกส่วนหนึ่ง

นายจ้างควรกำหนดให้ฝ่ายบุคคล (HR Department) เป็นหน่วยงานเดียวที่มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน และจัดเก็บสำเนาคู่ฉบับไว้เพื่อเป็นหลักฐาน

หนังสือรับรองเงินเดือน กับ เอกสารแสดงรายได้อื่น ต่างกันอย่างไร

หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเพียงหนึ่งในเอกสารหลายประเภทที่เกี่ยวข้องกับการแสดงรายได้และสถานภาพการทำงาน ผู้ใช้งานควรทราบลักษณะและขอบเขตของเอกสารแต่ละชนิด เพื่อเลือกใช้ให้ถูกต้องตามที่หน่วยงานผู้ขอต้องการ ทั้งนี้ อาจพิจารณาเปรียบเทียบได้ตามตารางดังต่อไปนี้

เอกสารแต่ละประเภทมีขอบเขตและน้ำหนักความน่าเชื่อถือแตกต่างกัน แล้วแต่กรณีและหน่วยงานผู้รับ โดยทั่วไป สลิปเงินเดือนและภ.ง.ด.1 มีสถานะเป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีที่กฎหมายรองรับ ขณะที่หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเพียงคำรับรองจากนายจ้าง อย่างไรก็ดี หน่วยงานผู้รับอาจขอให้ผู้ใช้งานยื่นเอกสารหลายประเภทประกอบกันเพื่อความสมบูรณ์

ข้อควรระวังทางกฎหมายและประเด็นที่เกี่ยวข้อง

การออกและใช้หนังสือรับรองเงินเดือนอาจมีประเด็นทางกฎหมายที่ผู้ใช้งานควรพึงระวัง ดังต่อไปนี้

1. กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA: Personal Data Protection Act B.E. 2562) การออกหนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data Processing) ของลูกจ้าง หากหนังสือระบุข้อมูลเช่น ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง และรายได้ อันเป็นข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ นายจ้างซึ่งเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) ควรมีฐานทางกฎหมายในการประมวลผล เช่น ความจำเป็นในการปฏิบัติตามหน้าที่ (Contractual Necessity) หรือความยินยอม (Consent) จากลูกจ้าง ก่อนส่งมอบหนังสือแก่บุคคลภายนอก
2. ความรับผิดทางแพ่งและอาญาจากการออกหนังสือรับรองเท็จ (False Certification) ถ้านายจ้างหรือผู้ลงนามรับรองข้อความอันเป็นเท็จในสาระสำคัญแก่บุคคลภายนอก โดยบุคคลภายนอกหลงเชื่อและได้รับความเสียหาย ผู้ลงนามและนิติบุคคลอาจต้องรับผิดทางละเมิด (Tort Liability) ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (Civil and Commercial Code) และหากการกระทำนั้นครบองค์ประกอบความผิดฐานฉ้อโกง (Fraud) หรือใช้เอกสารปลอม (Forgery) ย่อมมีความผิดทางอาญาตามประมวลกฎหมายอาญาด้วย
3. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (Electronic Transactions Act B.E. 2544) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ (Reliable Electronic Signature) อาจใช้ลงนามในหนังสือรับรองเงินเดือนแทนการลงนามด้วยลายมือสดได้ หากเป็นไปตามเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดและแนวนโยบายของผู้รับเอกสารว่าจะยอมรับหรือไม่
4. กฎหมายป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน (Anti-Money Laundering Legislation) ในบางกรณีสถาบันการเงินอาจมีหน้าที่ตามกฎหมายในการตรวจสอบที่มาของเงินได้ (Source of Funds) และอาจร้องขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ขอ หากพบพฤติกรรมอันเป็นพิรุธ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร? หนังสือรับรองเงินเดือนคือหนังสือที่นายจ้างออกให้ลูกจ้าง เพื่อยืนยันอัตราเงินเดือน รายได้เสริม และสถานภาพการทำงานในปัจจุบัน ใช้เป็นหลักฐานต่อบุคคลภายนอก เช่น ธนาคารหรือสถานทูต

2. จะเขียนหนังสือรับรองเงินเดือนอย่างไร? ควรใช้หัวจดหมายบริษัท ระบุวันที่ออก ชื่อและตำแหน่งลูกจ้าง วันที่เริ่มงาน อัตราเงินเดือน รายได้อื่น (ถ้ามี) วัตถุประสงค์การออก และลงนามโดยผู้มีอำนาจ พร้อมประทับตราบริษัท (ถ้ามี) แล้วแต่กรณี

3. หนังสือรับรองเงินเดือนต้องมีอายุเท่าไร? ไม่มีกฎหมายกำหนดอายุของหนังสือรับรองเงินเดือนไว้ตายตัว อย่างไรก็ดี โดยทั่วไปผู้รับเอกสาร เช่น ธนาคารหรือสถานทูต มักต้องการหนังสือที่ออกให้ใหม่ไม่เกิน 1–3 เดือนก่อนวันยื่น เนื่องจากต้องการข้อมูลรายได้ที่เป็นปัจจุบันที่สุด

4. ใช้หนังสือรับรองเงินเดือนที่ไม่มีตราประทับได้หรือไม่? โดยทั่วไปสามารถใช้ได้ หากบริษัทนั้นมิได้มีตราประทับ หรือลายเซ็นผู้ออกมีลักษณะน่าเชื่อถือเพียงพอ อย่างไรก็ดี หน่วยงานผู้รับบางแห่งอาจมีข้อกำหนดเฉพาะให้ต้องมีตราประทับ ผู้ใช้งานควรตรวจสอบข้อกำหนดของผู้รับก่อน

5. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนได้จากที่ไหน? ผู้ใช้งานอาจดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนจากเว็บไซต์ที่ให้บริการเทมเพลตเอกสารทางกฎหมาย เช่น บนเว็บไซต์ของเรา โดยสามารถนำไปปรับแก้ไขรายละเอียดให้ตรงกับข้อเท็จจริงของตน

6. หนังสือรับรองเงินเดือนกับสลิปเงินเดือนต่างกันอย่างไร? หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นคำรับรองจากนายจ้างในภาพรวม ขณะที่สลิปเงินเดือนแสดงรายละเอียดการรับจ่ายในแต่ละงวดค่าจ้าง สลิปเงินเดือนมีสถานะเป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษี ส่วนหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารทางปกครองขององค์กร

7. ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนกี่เดือนจึงจะเพียงพอสำหรับขอสินเชื่อ? โดยทั่วไปสถาบันการเงินอาจขอหนังสือรับรองเงินเดือนพร้อมสลิปเงินเดือนย้อนหลัง 3–6 เดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละธนาคารและประเภทสินเชื่อ

ข้อเสนอแนะในการใช้งาน

ผู้ใช้งานอาจเลือกใช้แบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนที่จัดเตรียมไว้บนเว็บไซต์ของเรา โดยสามารถดาวน์โหลดและปรับรายละเอียดในสาระสำคัญให้เหมาะสมกับข้อเท็จจริงแห่งกรณีของตนเอง อย่างไรก็ดี ในกรณีที่มีความซับซ้อนหรือมีข้อสงสัยเกี่ยวกับลักษณะข้อมูลที่ต้องเปิดเผยตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมายหรือฝ่ายบุคคลขององค์กรนั้น ๆ ทั้งนี้ บทความข้างต้นเป็นเพียงข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน มิใช่การให้คำแนะนำทางกฎหมาย (Legal Advice) สำหรับกรณีใดกรณีหนึ่งเป็นการเฉพาะ