หนังสือขอ ราคา (Request for Quotation) คืออะไร – คู่มือฉบับสมบูรณ์

หนังสือขอ ราคา คือเอกสารที่ผู้ซื้อจัดทำขึ้นเพื่อขอให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้างเสนอราคา รายละเอียดสินค้า/บริการ และเงื่อนไขทางการค้าก่อนตัดสินใจสั่งซื้อ เอกสารนี้ยังไม่ก่อให้เกิดสัญญาซื้อขาย แต่เป็นคำเชิญชวน (Invitation to Treat) ให้อีกฝ่ายยื่นใบเสนอราคาเข้ามา เมื่อผู้ซื้อตอบรับข้อเสนอจึงจะเกิดเป็นสัญญาต่อไป

หนังสือขอ ราคาจึงเป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรฉบับแรกที่ทำให้กระบวนการจัดซื้อมีแบบแผน โปร่งใส และตรวจสอบย้อนกลับได้ แตกต่างจากการสอบถามด้วยวาจา และยังช่วยวางรากฐานให้การเปรียบเทียบราคาทำได้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะในงานที่มีมูลค่าสูง มีความซับซ้อนทางเทคนิค หรืออยู่ภายใต้ระเบียบจัดซื้อภาครัฐ

ความสำคัญของหนังสือขอใบเสนอราคา

การเปลี่ยนจากการสอบถามปากเปล่ามาใช้หนังสือขอใบเสนอราคาอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยลดความเข้าใจคลาดเคลื่อนระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขาย และสร้างกระบวนการเปรียบเทียบราคาที่เป็นธรรม

ลดความเสี่ยงจากความเข้าใจผิด

ข้อกำหนดที่เขียนไว้ชัดเจน เช่น สเปกสินค้า ปริมาณ และกำหนดส่งมอบ ทำให้ทั้งสองฝ่ายใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน หากภายหลังเกิดข้อพิพาท หนังสือขอ ราคา จะกลายเป็นหลักฐานอ้างอิงว่าได้ระบุความต้องการใดบ้างก่อนเริ่มกระบวนการซื้อขาย

ควบคุมงบประมาณและเพิ่มอำนาจต่อรอง

เมื่อส่งหนังสือขอ ราคาไปยังผู้ขายหลายรายด้วยข้อกำหนดเดียวกัน ผู้ซื้อสามารถนำราคาและเงื่อนไขมาเปรียบเทียบกันบนกระดานเดียว และเจรจาต่อรองได้อย่างมีข้อมูล การทำเช่นนี้ช่วยให้จัดการต้นทุนโครงการได้แม่นยำขึ้น โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมก่อสร้าง การผลิต และงานบริการต่อเนื่อง

จุดเริ่มต้นที่มีแบบแผนก่อนเข้าสู่สัญญา

ผู้ประกอบการมักใช้หนังสือขอ ราคาเป็นขั้นตอนแรกในวงจรจัดซื้อ โดยหลังจากได้รับใบเสนอราคาและคัดเลือกผู้ขายแล้ว จึงออกใบสั่งซื้อหรือลงนามในสัญญา การมีเอกสารต้นทางที่สมบูรณ์ช่วยให้การตรวจสอบภายในและการปฏิบัติตามระเบียบพัสดุทำได้สะดวก

ตัวอย่างสถานการณ์จริง
สมมติว่าบริษัทรับเหมาก่อสร้างต้องการซื้อเหล็กเส้นจำนวนมาก หากใช้โทรศัพท์สอบถามราคาเพียงรายเดียวแล้วสั่งซื้อทันที อาจพลาดราคาที่ดีกว่าจากผู้ค้ารายอื่น การใช้หนังสือขอ ราคาที่ระบุขนาดเหล็ก มาตรฐาน มอก. และเงื่อนไขการส่งมอบ ทำให้สามารถเปรียบเทียบใบเสนอราคา 3–5 รายภายในกำหนดเวลาเดียวกัน และได้ราคาที่เหมาะสมกับงบประมาณ

องค์ประกอบหลักที่ต้องระบุในเอกสารขอราคา

เพื่อให้ผู้ขายสามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเปรียบเทียบกันได้ หนังสือขอราคาควรมีรายละเอียดขั้นต่ำดังต่อไปนี้ หากข้อมูลขาดหายไป อาจทำให้ได้ราคาที่คลาดเคลื่อนหรือกระบวนการล่าช้า

ข้อมูลพื้นฐานของคู่กรณี

• ชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• ชื่อผู้ขายเป้าหมาย (หากระบุเจาะจง) และช่องทางติดต่อ
• ชื่อผู้รับผิดชอบ อีเมล เบอร์โทรศัพท์สำหรับประสานงาน

รายการสินค้าหรือขอบเขตงาน

• คำอธิบายสินค้า/บริการ ที่ละเอียด เช่น "เก้าอี้สำนักงาน รุ่น ERGO-01 หุ้มตาข่าย รับน้ำหนักไม่ต่ำกว่า 120 กก. ตาม มอก. 2160-2562"
• จำนวนและหน่วยนับ (ชิ้น, กล่อง, ชั่วโมง, เหมา)
• คุณสมบัติทางเทคนิค (ขนาด วัสดุ มาตรฐาน ระดับฝีมือแรงงาน)

เงื่อนไขทางการค้าและกำหนดเวลา

• วันและเวลาปิดรับใบเสนอราคา เช่น "ภายใน 15 มกราคม 2569 เวลา 16.00 น."
• เงื่อนไขการชำระเงิน (Credit Term) เช่น "100% ภายใน 30 วันหลังตรวจรับ"
• สถานที่และเงื่อนไขการส่งมอบ (Incoterms, คลังสินค้าเป้าหมาย)

เกณฑ์การพิจารณาและข้อกำหนดพิเศษ

• วิธีส่งมอบใบเสนอราคา (อีเมล, ซองปิดผนึก, ระบบ e-Procurement)
• หลักเกณฑ์การคัดเลือก (ราคาต่ำสุด, ประเมินเทคนิค, ระยะเวลาส่งมอบ)

ข้อควรระวัง
การกำหนดสเปกที่แคบเกินไปอาจตัดผู้ขายที่มีสินค้าทดแทนคุณภาพดีออกไป ในทางกลับกัน หากเปิดกว้างมากเกินไป ใบเสนอราคาที่ได้จะเปรียบเทียบกันไม่ได้ ผู้ขอราคาควรทบทวนว่าข้อกำหนดทุกข้อจำเป็นจริงและวัดผลได้ในทางปฏิบัติ

ประเภทของเอกสารขอใบเสนอราคา

เอกสารขอใบเสนอราคาแบ่งตามระดับความเป็นทางการและวัตถุประสงค์การใช้งานได้ 3 ลักษณะหลัก ซึ่งมีจุดแข็งและข้อควรระวังต่างกัน

หนังสือขอราคาทั่วไป (Informal RFQ)

ใช้ในการค้าระหว่างเอกชนที่มูลค่าไม่สูงมากหรือสอบถามราคาเบื้องต้น รูปแบบมักเป็นอีเมลพร้อมไฟล์ตารางรายการ ไม่จำเป็นต้องประทับตราบริษัท แต่ควรใช้หัวกระดาษบริษัทเพื่อความน่าเชื่อถือ

หนังสือขอราคาอย่างเป็นทางการ (Formal RFQ)

ใช้ในโครงการก่อสร้าง งานรับเหมา หรือการจัดซื้อภาครัฐตามระเบียบพัสดุ เอกสารจะมีเลขที่หนังสือ ข้อกำหนดขอบเขตงาน (Terms of Reference – TOR) และวิธีการยื่นที่เข้มงวด เช่น ซองปิดผนึกและลงชื่อผู้มีอำนาจ ปัจจุบันหลายหน่วยงานใช้ระบบ e-Procurement ควบคู่กัน

หนังสือขอราคาเชิงเปรียบเทียบ (Multi-vendor RFQ)

เป็นการส่งข้อกำหนดฉบับเดียวกันไปยังผู้ขายหลายรายพร้อมกัน เพื่อเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขอย่างเท่าเทียม ผู้ซื้อควรแจ้งให้ผู้ขายทราบว่าอยู่ระหว่างกระบวนการเปรียบเทียบ มิฉะนั้นอาจถูกเข้าใจว่าได้รับใบสั่งซื้อแล้ว

ข้อสังเกตจากผู้ปฏิบัติ
บ่อยครั้งที่ผู้ประกอบการใช้ Informal RFQ กับงานมูลค่าสูงเพราะเห็นว่าสะดวกและรวดเร็ว แต่หากเกิดข้อพิพาท เอกสารแบบไม่เป็นทางการอาจมีความน่าเชื่อถือด้อยลงเมื่อต้องใช้เป็นหลักฐาน การเลือกใช้ประเภทให้สอดคล้องกับมูลค่าและความซับซ้อนของโครงการจึงช่วยลดความเสี่ยงได้มาก

ข้อแตกต่างระหว่างหนังสือขอราคากับใบเสนอราคา

หนังสือขอราคาและใบเสนอราคาเป็นคนละขั้นตอนกัน มีผลทางกฎหมายและหน้าที่ของคู่สัญญาต่างกันอย่างชัดเจน ตารางต่อไปนี้สรุปความแตกต่างที่สำคัญ

ข้อควรจำ
ถ้าใบเสนอราคาที่ผู้ขายส่งมามีข้อกำหนดแน่ชัด ไม่ใช่ว่าเป็นเพียงการแจ้งราคาเบื้องต้น และผู้ซื้อตอบรับโดยไม่มีเงื่อนไขเพิ่มเติมในขณะที่ข้อเสนอยังไม่หมดอายุ สัญญาอาจเกิดขึ้นทันทีตาม ป.พ.พ. มาตรา 361 ผู้ซื้อจึงควรตรวจสอบอายุข้อเสนอให้ดีก่อนตอบกลับ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการขอราคา

ความผิดพลาดเล็กน้อยในช่วงออกเอกสารอาจทำให้กระบวนการจัดซื้อสะดุดหรือเสียโอกาสได้ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยพร้อมวิธีป้องกัน

ระบุรายละเอียดสินค้าไม่ครบถ้วน

ข้อผิดพลาด: เขียนเพียง “เครื่องปรับอากาศ” โดยไม่ระบุ BTU, ชนิดอินเวอร์เตอร์, หรือเกรดประหยัดไฟ
ผลลัพธ์: ได้ใบเสนอราคาที่ต่างกันมากจนเปรียบเทียบไม่ได้ หรือได้สเปกต่ำกว่าที่ต้องการ
วิธีเลี่ยง: ใช้รายการตรวจสอบ (Checklist) ด้านเทคนิคและแนบเอกสารสเปกเป็นส่วนหนึ่งของ RFQ

กำหนดเวลายื่นราคาไม่ชัดเจน

ข้อผิดพลาด: ระบุเพียง “เร็วที่สุด” หรือให้เวลาแค่ 1 วัน
ผลลัพธ์: ผู้ขายบางรายไม่ตอบกลับ หรือเสนอราคาแบบเร่งรีบโดยไม่ได้คำนวณต้นทุนจริง
ข้อแนะนำ: ให้เวลาอย่างน้อย 3–7 วันทำการสำหรับสินค้าทั่วไป และอาจถึง 14–30 วันสำหรับโครงการซับซ้อน

ขาดข้อมูลผู้ติดต่อหรือช่องทางยื่น

ข้อผิดพลาด: ไม่ระบุชื่อผู้รับผิดชอบหรืออีเมลกลางที่มักมีคนรับไม่ตรง
ผลลัพธ์: ใบเสนอราคาสูญหายในระบบ หรือไม่สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้
วิธีแก้ไข: ระบุชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง และอีเมลที่ใช้งานจริง พร้อมหมายเลขโทรศัพท์สำหรับกรณีเร่งด่วน

ไม่แจ้งหลักเกณฑ์การประเมิน

ข้อผิดพลาด: ผู้ซื้อเปรียบเทียบเฉพาะราคาโดยไม่ได้แจ้งให้ผู้ขายทราบล่วงหน้าว่าจะพิจารณาคุณภาพด้วย
ผลลัพธ์: การตัดสินถูกมองว่าไม่โปร่งใส และอาจเกิดข้อโต้แย้งจากผู้ขายที่ไม่ได้รับการคัดเลือก
หลักปฏิบัติ: หากใช้เกณฑ์ผสม (ราคา 60% คุณภาพ 40%) ควรระบุในหนังสือขอราคาให้ชัดเจน

แก้ไขเอกสารหลังแจกจ่ายโดยไม่แจ้งทุกราย

ข้อผิดพลาด: เปลี่ยนข้อกำหนดทางเทคนิคแล้วส่งเฉพาะผู้ขายบางราย
ผลลัพธ์: เกิดความไม่เท่าเทียมและอาจนำไปสู่การร้องเรียน
แนวทางที่ถูกต้อง: ออกหนังสือเพิ่มเติม (Addendum) เป็นลายลักษณ์อักษรให้ผู้ขายทุกรายที่ได้รับ RFQ เดิมทราบพร้อมกัน

สาเหตุร่วมของข้อผิดพลาด
ทุกข้อมีรากมาจากการรีบส่งเอกสารโดยไม่ได้ทบทวนและทดลองกรอกข้อมูลในฝั่งของผู้รับ ยิ่งใช้เวลาเล็กน้อยตรวจสอบตามรายการเหล่านี้ ก็จะลดปัญหาลูกโซ่ที่อาจกินเวลานานกว่านั้นได้มาก

ตัวอย่างแบบฟอร์มขอราคาที่กรอกแล้ว

ตัวอย่างด้านล่างช่วยให้เห็นภาพการกรอกข้อมูลครบทุกส่วน ผู้ใช้สามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจของตนเอง

ข้อมูลผู้ซื้อ

• บริษัท ไทยพาณิชย์ เทรดดิ้ง จำกัด
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: 1-2345-67890-12-3
• ผู้รับผิดชอบ: นายสมชาย เอกอุตสาหกรรม
• อีเมล: procurement@thaipanich.co.th / โทร. 02-123-4567 ต่อ 301

เงื่อนไขการเสนอราคา

• ยื่นใบเสนอราคาภายใน: วันที่ 20 สิงหาคม 2569 เวลา 16.00 น.
• ส่งในรูปแบบ PDF ทางอีเมล: procurement@thaipanich.co.th (หัวเรื่อง: RFQ2026-001 เสนอราคาเฟอร์นิเจอร์)
• การชำระเงิน: โอนชำระ 100% ภายใน 30 วันหลังส่งมอบและตรวจรับ
• ติดตั้งแล้วเสร็จภายใน 60 วันหลังจากได้รับใบสั่งซื้อ

เคล็ดลับการกรอก

• ระบุมาตรฐานอ้างอิง (เช่น มอก., ISO) ช่วยให้ผู้ขายเสนอสินค้าในเกรดที่คาดหวัง และป้องกันการเสนอวัสดุด้อยคุณภาพ
• การแยกจำนวนและหน่วยออกเป็นคอลัมน์ต่างหาก ป้องกันความสับสน (เช่น 50 ตัว ไม่ใช่ 50 ชุด)
• อย่าลืมระบุสถานที่ติดตั้งจริง เพราะค่าขนส่งและแรงงานอาจแตกต่างมากตามชั้นหรือระยะทาง

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการขอใบเสนอราคา

เอกสารขอใบเสนอราคาในตัวมันเองไม่ก่อให้เกิดสัญญา แต่กระบวนการขอราคาและการตอบรับในภายหลังอยู่ภายใต้หลักกฎหมายสัญญาที่สำคัญ ดังนี้

ป.พ.พ. มาตรา 354 – คำเชิญชวน

หนังสือขอราคาที่ไม่ชี้ชัดว่าผู้ซื้อจะซื้อในราคาที่เสนอ ถือเป็นเพียงคำเชิญชวนให้บุคคลอื่นทำคำเสนอ ดังนั้นผู้ซื้อจึงไม่จำเป็นต้องเลือกผู้ขายรายใดแม้จะได้ราคาต่ำที่สุดก็ตาม อย่างไรก็ตาม หากมีประกวดราคาที่กำหนดกรอบไว้ชัดจนเกิดความคาดหมายโดยสุจริต การปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมอาจนำไปสู่ความรับผิดก่อนสัญญาได้ (Pre-contractual Liability)

ป.พ.พ. มาตรา 361 – คำเสนอและสนองรับ

เมื่อผู้ขายส่งใบเสนอราคาที่มีข้อกำหนดแน่ชัดไปยังผู้ซื้อ นั่นคือคำเสนอ ถ้าผู้ซื้อตอบรับโดยไม่มีข้อแก้ไขภายในอายุข้อเสนอ สัญญาซื้อขายจะเกิดขึ้นทันที ผู้ซื้อจึงควรตรวจสอบ Validity Period ของใบเสนอราคาก่อนตัดสินใจ

พ.ร.บ. ข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540

แม้หนังสือขอราคาจะยังไม่ใช่สัญญา แต่หากข้อกำหนดที่ปรากฏในใบเสนอราคาและถูกนำไปรวมเป็นส่วนหนึ่งของสัญญามีลักษณะเอาเปรียบเกินควร กฎหมายนี้อาจถูกหยิบยกมาใช้คุ้มครองคู่สัญญาฝ่ายที่มีอำนาจต่อรองน้อยกว่า

ระเบียบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ

ในการขอราคาตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 มีข้อกำหนดเรื่องการจัดทำร่างขอบเขตงาน (TOR) และการประกาศเชิญชวนที่เข้มงวด ผู้ประกอบการที่จะค้ากับรัฐจึงควรยึดตามรูปแบบที่หน่วยงานเจ้าของงบประมาณกำหนด

แนวปฏิบัติที่ปลอดภัย
ใช้หนังสือขอ ราคาเป็นเพียงขั้นเตรียมการ ไม่ควรมองว่าสร้างพันธะใด ๆ แต่ต้องรักษาความสุจริตในการเจรจา และปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายหากโครงการมีมูลค่าสูงหรือเกี่ยวข้องกับต่างประเทศ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขอ ราคา

Q: หนังสือขอราคามีผลทางกฎหมายหรือไม่
A: ไม่มีผลผูกพันเป็นสัญญา เพราะเป็นเพียงคำเชิญชวนให้ผู้ขายยื่นใบเสนอราคา ตัวหนังสือขอราคาเองไม่ก่อหนี้หรือหน้าที่ต้องซื้อขาย

Q: ถ้าไม่กรอกรายละเอียดให้ครบ จะเกิดอะไรขึ้น
A: ผู้ขายอาจเสนอราคาที่คลาดเคลื่อน หรือไม่สามารถเสนอราคาได้เลย กระบวนการตัดสินใจจะล่าช้าและเสี่ยงต่อการได้สินค้าไม่ตรงความต้องการ

Q: จำเป็นต้องลงลายมือชื่อในหนังสือขอราคาหรือไม่
A: โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องลงนาม ยกเว้นในกรณีจัดซื้อภาครัฐหรือโครงการที่เป็นทางการสูงซึ่งระเบียบภายในกำหนดให้ต้องมีผู้มีอำนาจลงนาม การประทับตราบริษัทและเซ็นชื่อผู้รับผิดชอบช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือเท่านั้น

Q: ควรใช้หนังสือขอราคาหรือขอใบเสนอราคาโดยตรงเลย
A: หากต้องการเปรียบเทียบราคาจากหลายราย ให้เริ่มด้วยหนังสือขอราคาเพื่อให้ทุกฝ่ายเสนอโดยใช้เกณฑ์เดียวกัน หากมั่นใจว่าจะซื้อจากรายเดียว สามารถขอใบเสนอราคาโดยตรงได้เลย

Q: หนังสือขอราคาสามารถทำเป็นภาษาอังกฤษหรือในรูปแบบออนไลน์ได้หรือไม่
A: ได้ โดยเฉพาะเมื่อติดต่อกับคู่ค้าต่างประเทศ การใช้ไฟล์ Excel, PDF Form หรือระบบ e-Procurement มีผลสมบูรณ์ทางกฎหมายตราบเท่าที่ข้อมูลครบถ้วนและระบุคู่สัญญาได้แน่ชัด

Q: ใบเสนอราคาของบุคคลธรรมดาใช้ได้ตามกฎหมายไหม
A: ใช้ได้ หากมีข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ-ที่อยู่ เลขบัตรประชาชน รายการ ราคา และลายมือชื่อผู้เสนอ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในกระดาษหัวตราคริบ

Q: PDF กับ Excel แบบไหนเหมาะกับการขอราคามากกว่า
A: PDF มักถูกล็อกฟอร์มให้กรอกเฉพาะช่องที่กำหนด ลดความเสี่ยงถูกแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ Excel เหมาะเมื่อผู้ซื้อต้องการให้ผู้ขายกรอกราคาและคำนวณในไฟล์เดียวกัน เลือกตามความสะดวกของระบบงานภายใน

Q: ผู้ขายจำเป็นต้องตอบกลับหนังสือขอราคาหรือไม่
A: ไม่มีหน้าที่ตามกฎหมาย การไม่ตอบกลับไม่ก่อให้เกิดความรับผิด แต่ถ้าเป็นคู่ค้าประจำ อาจเสียโอกาสทางธุรกิจและกระทบความสัมพันธ์ระยะยาว