Convocation assemblée générale copropriété : modèle PDF 2026 à télécharger
Téléchargez un modèle de convocation à l'assemblée générale de copropriété au format PDF. Mentions obligatoires, délais, formalités : tout ce qu'il faut savoir pour convoquer valablement une AG en 2026.
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À quoi sert la convocation d’assemblée générale ?
La convocation est le document officiel par lequel le syndic – ou une autre personne habilitée – invite l’ensemble des copropriétaires à une réunion décisionnaire. Elle fixe la date, l’heure, le lieu, l’ordre du jour détaillé et les modalités de participation. C’est le point de départ obligatoire de toute décision collective, et non une simple invitation informelle.
Un copropriétaire empêché peut voter par correspondance grâce au formulaire joint. Pour que son vote soit compté, il doit renvoyer le formulaire avant la date limite indiquée, toujours la veille de l’assemblée à minuit au plus tard.
La convocation est-elle obligatoire ?
Oui. La loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application imposent une convocation régulière pour que l’assemblée puisse délibérer valablement.
Ce que dit la loi
Sans convocation, ou lorsque celle-ci est irrégulière (mention essentielle omise, délai non respecté, défaut d’envoi à un copropriétaire), toutes les décisions prises peuvent être annulées. La jurisprudence confirme régulièrement cette nullité automatique, même si les résolutions ont été adoptées à l’unanimité.
La seule exception, très étroite, est le cas où tous les copropriétaires sont présents ou représentés et renoncent explicitement à se prévaloir de l’irrégularité. Il ne faut jamais y compter comme un droit acquis.
Mentions obligatoires de la convocation (checklist)
Chaque convocation doit comporter des éléments fixés par le décret du 17 mars 1967. En oublier un seul expose l’assemblée à une annulation. Voici la liste de contrôle à jour, avec une colonne pour cocher ce qui a été intégré.
| Mention obligatoire | Détail / Exemple | ✅ |
|---|---|---|
| Identité et adresse du syndic | Nom, adresse postale complète | ☐ |
| Date, heure et lieu exacts | 15 mars 2026 à 18h00, salle communale du 12 rue des Platanes | ☐ |
| Ordre du jour détaillé | Résolution par résolution : travaux de ravalement façade arrière (devis joint), etc. | ☐ |
| Documents annexés obligatoires | Comptes de l’exercice clos, projet de budget, contrat du syndic (si soumis à approbation), devis comparatifs, attestation d’immatriculation | ☐ |
| Formulaire de vote par correspondance | Avec date limite de réception (au plus tard la veille de l’AG) | ☐ |
| Délai pour demander l’inscription de questions complémentaires | Mention du délai dans lequel les copropriétaires peuvent ajouter des points à l’ordre du jour (au moins 6 jours avant la réunion pour les questions individuelles) | ☐ |
| Numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés | Obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2026 (loi Climat et Résilience) | ☐ |
AG ordinaire ou extraordinaire : quelles différences ?
La convocation peut porter sur une assemblée ordinaire, une assemblée extraordinaire ou une assemblée mixte. La distinction repose sur l’objet des résolutions et les majorités requises.
Tableau comparatif
| Critère | Assemblée générale ordinaire | Assemblée générale extraordinaire |
|---|---|---|
| Objet | Décisions courantes : approbation des comptes, vote du budget, travaux d’entretien, désignation du syndic, etc. | Décisions modifiant le règlement de copropriété ou la structure : aliénation de parties communes, modification de la répartition des charges, transformation d’un lot, etc. |
| Majorité applicable | Majorité simple de l’article 24 (majorité des voix exprimées des présents et représentés) pour la plupart des décisions courantes. Le vote du budget prévisionnel relève en revanche de l’article 25 (majorité de tous les copropriétaires). | Majorités renforcées : article 25, article 26 (double majorité des 2/3 des voix de tous les copropriétaires) voire unanimité pour les actes les plus graves. |
| Délai de convocation | 21 jours minimum avant la date de l’assemblée. | Identique (21 jours), sauf urgence justifiée. |
| Formalisme | Ordre du jour structuré par résolutions précises. | Même exigence de précision ; les résolutions doivent en plus indiquer leur fondement juridique. |
Une nuance importante sur les majorités
Une même assemblée peut comporter des résolutions ordinaires et extraordinaires : on parle d’assemblée générale mixte. La convocation doit alors identifier clairement la catégorie de chaque résolution, car les règles de majorité diffèrent et le non-respect de ces règles entraîne l’annulation de la résolution concernée.
Convocation et procès-verbal : deux documents distincts
Beaucoup confondent ces deux pièces, pourtant leur rôle et leur calendrier sont très différents.
Rôle de chaque document
- La convocation déclenche la réunion : elle informe les copropriétaires de l’ordre du jour et leur permet de voter.
- Le procès-verbal clôture la réunion : il consigne les délibérations, les résolutions adoptées et les résultats des votes.
Délais et responsabilités
La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant l’AG. Le procès-verbal, lui, doit être notifié à tous les copropriétaires dans les deux mois qui suivent la réunion. La convocation est rédigée par le syndic (ou la personne habilitée), tandis que le procès-verbal est établi par le secrétaire de séance et signé par le président et le secrétaire.
Une erreur fréquente est d’attendre la convocation pour demander l’ajout d’une question à l’ordre du jour. Or cette demande doit être formulée avant la date butoir fixée par le syndic (généralement 6 jours avant l’AG pour un copropriétaire seul, ou dès la réception de la convocation si vous êtes au moins un quart des voix). Ne tardez pas.
Étapes pour rédiger et envoyer une convocation régulière
Chronologie à respecter
- Recenser l’ordre du jour : le syndic regroupe les questions à soumettre, en incluant obligatoirement les points demandés par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins un quart des voix.
- Fixer la date et le lieu en laissant au moins 21 jours francs entre la date de première présentation de la lettre recommandée et la tenue de l’assemblée. Ce délai est d’ordre public : même un dépassement de quelques jours entraîne l’annulation.
- Rédiger la convocation en complétant toutes les mentions obligatoires de la checklist ci-dessus.
- Joindre les annexes obligatoires : comptes, projet de budget, contrat du syndic le cas échéant, devis comparatifs, formulaire de vote par correspondance et attestation d’immatriculation.
- Envoyer selon le mode autorisé (voir tableau ci-dessous).
Modes d’envoi autorisés
| Mode d’envoi | Conditions | Preuve de réception |
|---|---|---|
| Lettre recommandée avec accusé de réception | Règle par défaut, obligatoire si aucun autre mode n’est prévu | Accusé de réception daté |
| Remise en main propre contre émargement | Possible en complément ; permet de gagner du temps pour quelques lots | Émargement |
| Courriel | Uniquement si le règlement de copropriété le prévoit ET que chaque copropriétaire a donné son accord écrit | Accusé de réception électronique |
Si le syndic est défaillant, le président du conseil syndical peut, après une mise en demeure restée sans réponse pendant huit jours, convoquer lui-même l’assemblée. Une copropriété ne doit jamais rester paralysée par l’inertie de son syndic.
Qui peut convoquer l’assemblée ?
Le syndic en première ligne
Le syndic, professionnel ou bénévole, est le convocateur naturel. C’est lui qui établit et envoie la convocation dans les délais.
En cas de carence, le conseil syndical
Lorsque le syndic ne convoque pas malgré une mise en demeure restée plus de huit jours sans réponse, le président du conseil syndical peut agir à sa place. La notion de carence est appréciée strictement : un simple retard ne suffit pas, il faut une absence totale de réaction.
Recours au juge
Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent demander au juge des référés du tribunal judiciaire de désigner un mandataire ad hoc. Ce mandataire, désigné en urgence, convoquera l’assemblée à la place du syndic défaillant. La procédure ne nécessite pas d’avocat.
Personnaliser le modèle de convocation
Le modèle PDF téléchargeable en fin de page contient déjà tous les champs obligatoires. Il suffit de le remplacer avec vos informations.
Exemple de remplissage
Prenons la copropriété « Les Jardins », 12 lots, gérée par M. Dupont, syndic bénévole, pour l’assemblée du 15 mars 2026 :
- Expéditeur : M. Dupont, syndic bénévole, adresse de la copropriété.
- Date, heure, lieu : 15 mars 2026 à 18h00, salle communale du 12 rue des Platanes.
- Ordre du jour :
- Approbation des comptes de l’exercice 2025 et quitus au syndic.
- Vote du budget prévisionnel 2026.
- Vote des travaux de ravalement de la façade arrière (devis joint).
- Renouvellement du contrat de syndic bénévole.
- Questions diverses (après épuisement des résolutions inscrites).
- Pièces jointes : comptes 2025, projet de budget, devis ravalement, formulaire de vote par correspondance, attestation d’immatriculation au registre national.
- Date limite de vote par correspondance : 14 mars 2026 à minuit.
Vérifications avant envoi
Avant d’expédier la convocation, contrôlez trois points souvent négligés :
- Le numéro d’immatriculation de la copropriété (obligatoire depuis 2026).
- La date butoir de renvoi du vote par correspondance, sans laquelle les votes par correspondance seraient inexploitables.
- La présence effective de tous les documents annexés listés.
Cas particuliers : qui convoque dans ces situations ?
Syndic bénévole
Un syndic bénévole a les mêmes prérogatives qu’un professionnel. La convocation doit simplement indiquer sa qualité de syndic bénévole. Aucune adaptation de forme n’est nécessaire.
Copropriété sans syndic (syndicat coopératif)
Dans une copropriété fonctionnant sans syndic, la convocation est assurée par un copropriétaire mandaté par le conseil syndical. À défaut, un copropriétaire peut être désigné en justice.
Petite copropriété (moins de 5 lots)
Les formalités de convocation restent les mêmes. Toutefois, lorsque le règlement de copropriété le permet, les décisions peuvent être prises par consultation écrite. Dans ce cas, la « convocation » prend la forme d’un envoi de projets de résolutions avec un délai de réponse, et il n’y a pas de réunion physique.
Ce qui a changé en 2026
L’immatriculation au registre national
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, toutes les copropriétés doivent être immatriculées au registre national des copropriétés (loi Climat et Résilience du 22 août 2021). À terme, le défaut d’immatriculation d’ici au 31 décembre 2026 exposera le syndic à des amendes administratives.
Impact sur la convocation
La convocation doit obligatoirement mentionner le numéro d’immatriculation de la copropriété. Attention : ce numéro, souvent appelé « numéro SIRET copropriété », n’est pas un numéro SIRET classique. Il est délivré par le teneur du registre national. Une convocation envoyée sans ce numéro est irrégulière et les décisions prises pourraient être contestées.
Ce qu’a tranché la jurisprudence
Ordre du jour trop vague
Dans un arrêt du 18 février 2025, la Cour de cassation a annulé une assemblée générale dont l’ordre du jour mentionnait simplement « travaux » sans préciser la nature, le coût ni la localisation des interventions. Leçon : chaque résolution doit décrire l’opération de manière suffisamment concrète pour que les copropriétaires puissent voter en connaissance de cause.
Non-respect du délai de 21 jours
Dans une autre décision de 2025, le non-respect du délai de 21 jours, même de quelques jours, a conduit à l’annulation des délibérations. La cour a rappelé que ce délai est d’ordre public et ne tolère aucune exception, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées (par exemple, péril imminent).
FAQ
Quel est le délai pour un vote par correspondance en copropriété ?
Le formulaire de vote par correspondance doit être retourné au plus tard la veille de l’assemblée générale, à minuit, sauf délai plus court fixé par la convocation.
Quels sont les documents obligatoires pour une copropriété ?
Les documents obligatoires incluent le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les comptes de la copropriété, le carnet d’entretien et, depuis 2026, le justificatif d’immatriculation au registre national.
Le président du conseil syndical peut-il convoquer une assemblée générale ?
Oui. En cas de carence du syndic, le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée générale après une mise en demeure restée sans réponse pendant plus de huit jours.
Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires ?
Le procès-verbal d’AG est le document officiel qui retranscrit les délibérations, les résolutions et les résultats des votes. Il doit être rédigé par le secrétaire de séance, signé par le président et le secrétaire, puis notifié à tous les copropriétaires dans les deux mois.
La convocation peut-elle être envoyée par e-mail ?
L’envoi par courriel est possible uniquement si le règlement de copropriété le prévoit explicitement et si chaque copropriétaire a donné son accord écrit. Sans cela, l’envoi doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre émargement.
Que faire si le syndic ne convoque pas l’AG dans les délais ?
Tout copropriétaire peut demander au juge des référés du tribunal judiciaire de désigner un mandataire ad hoc chargé de convoquer l’assemblée générale. Cette procédure ne nécessite pas d’avocat.
Et après ? Les étapes suivantes
Le jour de l’assemblée
Une feuille de présence est signée par tous les copropriétaires présents et les mandataires. Les résolutions sont débattues puis soumises au vote ; les pouvoirs et bulletins de vote par correspondance sont dépouillés.
Après l’assemblée : notification et contestation
Un procès-verbal est établi sans délai, enregistrant toutes les décisions. Il doit être notifié à tous les copropriétaires – y compris les absents – dans les deux mois suivant l’assemblée. À compter de cette notification, les copropriétaires opposants disposent d’un nouveau délai de deux mois pour contester les décisions devant le tribunal.
Un détail important : le défaut de notification du procès-verbal dans les deux mois peut également fragiliser la régularité des décisions et ouvrir un recours. Pour vous aider à finaliser ce processus, un modèle de procès-verbal est également disponible en téléchargement.
Téléchargez le modèle de convocation assemblée générale copropriété PDF
Une fois les mentions renseignées et le modèle envoyé, conservez soigneusement les preuves d’envoi : c’est votre meilleure protection en cas de contestation. Le document au format PDF, conforme à la réglementation 2026, inclut toutes les mentions obligatoires ainsi qu’un formulaire de vote par correspondance détachable. Il est prêt à être rempli et personnalisé selon les besoins de votre copropriété.
[Aperçu visuel du modèle – zone d’image]
Télécharger le modèle de convocation assemblée générale copropriété PDF – Modèle gratuit à jour.
Ce guide est une information générale, pas un conseil juridique. Les lois varient selon les lieux et évoluent — pour votre situation, consultez un professionnel qualifié.
